Что ставить на контроль? Как лучше формулировать резолюцию и поручительский пункт распорядительного документа, чтобы они были поняты однозначно (особенно сроки исполнения)? Как можно отражать постановку на контроль и результат исполнения на бумажном документе и в СЭД? Как поделить функции между: руководителем, выдавшим поручение; тем, кто оценит результат его выполнения; службой ДОУ и ответственными за делопроизводство в подразделениях; ответственным исполнителем и соисполнителями (и как это отразить в самом документе и СЭД)? Какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы.
Управление – это процесс планирования,
организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы
сформулировать и достичь целей организации. То есть
контроль – одно из звеньев управления, в котором участвует
служба ДОУ 1
, в основном занимаясь технической стороной контроля исполнения
поручений. Его основы были заложены еще в советское время
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ):
Фрагмент документа
Государственная система документационного
обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988
№ 33)
Государственная система документационного
обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988
№ 33)...3.3. Контроль исполнения документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль
исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного
доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля
исполнения документов, информирование руководителя. Организация
контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное
исполнение документов.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного
обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения
организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению
руководства организации специальной службой, входящей в состав
управления делами, канцелярии... и т.п., или специально назначенным
лицом. Контроль исполнения документов других систем документации
(плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется
по поручению руководителей в соответствующих структурных
подразделениях...
Что ставить на контроль?
В некоторых организациях на контроль могут ставить
не только документы, их отдельные пункты, но и устные
поручения руководства. Тогда корректнее будет именовать систему контролем
исполнения поручений, а не только документов.
Есть организации, работающие, что называется, «на ручном
управлении», – в них на контроль могут ставиться только
те документы, которые руководитель организации (и иногда
руководители подразделений) поручат контролировать.
Но можно еще установить общие правила, по которым поручения
будут ставиться на контроль «автоматически» без специального
указания об этом руководителя, например:
- высших органов управления организации (все поручения протоколов общих
собраний участников в ООО или акционеров в АО и т.п.);
- решения и поручения наиболее важных коллегиальных органов
компании (протоколов заседаний совета директоров / наблюдательного
совета, правления, дирекции и т.п.);
- все поручения только первого руководителя либо определенной группы
топ-менеджеров (их приказы, распоряжения, указания и т.п.);
- управляющей компании;
- вышестоящей организации;
- предписания, постановления, решения, запросы и пр. контролирующих
и надзорных органов (налоговой, прокуратуры, ГИТ и пр.), судов
и др.
Чтобы определиться с этим вопросом, организация может разработать Перечень
документов, подлежащих контролю исполнения.
Если он разработан и утвержден, а к вам пришли
с просьбой поставить на контроль не упомянутый в нем
документ, то решение по данному вопросу должен принимать
руководитель. Он же своей резолюцией назначит и срок исполнения
документа-«подкидыша».
Пример 1. Какие документы ставить на контроль
Контролю могут подлежать следующие документы:
- поручительские пункты всех приказов, распоряжений, протоколов,
решений;
- запросы конкретных «вышестоящих» организаций (вы должны их
для себя определить);
- документы, которые руководитель сам ставит на контроль;
- другие документы, исполнение которых хочет отслеживать ваш
руководитель (это могут быть запросы сторонних организаций,
контрагентов, требующие ответа).
Идеальное поручение должно быть понятным и конкретным. Должно
быть точно ясно: кому, что и когда надо сделать. Причем так
необходимо формулировать и резолюцию, и поручительские пункты
распорядительного документа.
Пример 2. Резолюция на входящем письме
7. Руководителям СП представить итоговые записи о категориях
и количестве дел, заведенных в СП в 2017 году,
в управление делопроизводства и архива по форме
согласно Приложению 2. Срок – 31.01.2018.
Казалось бы, логичное правило. Но здесь-то чаще всего
и «спотыкаются» – обычно на сроках!
Сроки исполнения поручений
Как вы думаете, если поручение нужно выполнить «до 31.01.2018»,
то это значит, что оно должно быть исполнено 30 или 31 января?
Засада в том, что с точки зрения русского языка –
30 января, а с точки зрения давно сформировавшейся практики
делопроизводства – до конца рабочего дня 31 января. Самое
интересное начинается, когда руководитель, контролер и исполнитель
по-разному понимают этот момент. Конечно, вы можете прописать
значение такой формулировки в Инструкции по делопроизводству,
но тогда там придется еще разъяснить следующие варианты:
- к 31.01.2018;
- по 31.01.2018;
- не позднее 31.01.2018;
- в течение 3 дней / недели / месяца / и т.п.
Чтобы упростить задачу, вместо лишних разъяснений заложите
в Инструкцию правило, что срок исполнения надо называть конкретной
датой (как в Примерах 2 и 3) и что до конца рабочего
дня в этот день задание должно быть выполнено. Тогда, по крайней
мере, те поручения, которые генерятся внутри вашей компании, будут
более понятными.
Но сроки исполнения могут быть не только индивидуально
установленными (при формулировании конкретных заданий),
но и типовыми:
- вы можете ввести в организации свой перечень типовых сроков
...
