• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2017
  • Рубрика Формула успеха

Время успевать, или
Сказки о потерянном времени

  • Рейтинг 4
  • 0 комментариев
  • 363 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Назовем самые распространенные поглотители времени и выявим его возможные ресурсы. Предложим несколько техник, которые помогут вам проанализировать распределение своего времени. Надеемся, вы почерпнете для себя здесь нечто новое.


Каждому из нас наверняка знакомо чувство, когда ничего не успеваешь. Когда нужно «впихнуть невпихуемое», когда количество дел зашкаливает, рутина неумолимо засасывает, и может даже возникнуть что-то вроде паники.

Самим временем, конечно, управлять невозможно: оно течет так, как течет. Можно лишь распоряжаться собой и своими действиями внутри этого времени. То есть придется обращаться к управленческим инструментам, а именно, к тайм-менеджменту.

Куда уходит время?

Итак, для начала давайте сведем, так сказать, временной баланс: сколько времени расходуется на какие задачи. В современной динамичной жизни человеку хочется многого достичь, но хочется и удовольствий, развлечений. Действительно ли нужны вам те дела и занятия, которые вы делаете, действительно ли они ценны для вашей жизни?

Я говорю о приоритетах, которые позволяют установить очередность, заниматься главным и не заниматься второстепенным. Но что же главное?

Управленцам хорошо известна так называемая матрица Эйзенхауэра «Срочное-Важное» (Схема 1). Ее можно применять как к рабочим задачам, так и к личной жизни. Предлагаю вам параллельно с чтением данной статьи потренировать самостоятельно ее применение на своих примерах: выписать те дела и задачи, которыми вы обычно занимаетесь, и распределить их по 4 квадрантам матрицы.

Схема 1

Матрица приоритетов по Эйзенхауэру

СвернутьПоказать
Матрица приоритетов по Эйзенхауэру

Область А «срочное и важное» - это авралы и форс-мажоры. Это забытые дела, по которым «вдруг» настал срок, чрезвычайные появления проверяющих инстанций, операции по вызволению кошек, запертых детьми, и даже поход в зубной кабинет с острой болью. При хорошем планировании и должной предусмотрительности такие дела либо не возникают, либо возникают крайне редко.

Область Б «несрочное и важное» - это обучение и саморазвитие, перспективное планирование, модернизация (если речь идет о предприятии или технических устройствах). Это выстраивание отношений, общение с детьми и даже восстановление сил. Это все, что можно бы «отложить на послезавтра», но если этому уделить внимание, то повышается эффективность. Это инвестиции в будущее.

С другими же квадрантами рекомендуется обойтись так: несрочные и неважные дела (область Г) выбрасываем совсем; «срочные и неважные» дела (область В) делегируем подчиненным, если это касается работы, или ищем кого-то, для кого это может оказаться важным.

Вывод из матрицы Эйзенхауэра, по большому счету, должен быть следующим: ничем, кроме «несрочного и важного» заниматься не нужно... либо вы не развиваетесь. Но прежде чем вы действительно достигнете этого умения (научитесь отказываться от неважного и устраните авралы из своей жизни), пройдет какое-то время.

А что сделать, если мы выписали только «важное», но и его оказалось так много, что снова в 24 часа не уместишь. Тогда приоритизируем еще раз. Делаем столько итераций, сколько нужно, чтобы вычленить действительно самое важное и главное на данный момент. Это тоже непросто, ведь мы должны делать выбор, отказываться от одной альтернативы в пользу другой.

Что у вас получилось в результате этого упражнения? Обнаружили ли вы авралы, отвлекались ли на «несрочное и неважное» вроде серфинга по соцсетям? И сколько у вас было «несрочного и важного»? Заметьте: то, что вы читаете эту статью, означает, что вы уже уделяете время планированию жизни и освоению новых инструментов, занимаетесь своим развитием.

Про бездельников и отдыхающих

Выше упоминала, что согласно классическому менеджменту к квадранту Б «несрочное и важное» относятся стратегия, планирование, обучение, развитие и... отдых! И если с первыми четырьмя пунктами вроде бы понятно, то с отдыхом (восстановлением) могут возникать недоразумения.

«Разве отдых - это дело?» - думают некоторые. Отдых можно отложить, потерпеть, поднатужиться и поработать до следующего дедлайна... Сон урезать, поход с семьей в зоопарк отложить, на массаж - как-нибудь, после сдачи проекта и т.п. А в результате теряются силы и эффективность! Да, вы будете заниматься своим проектом, не выспавшись и пропустив спортклуб, но вдруг заметите, что 2 часа вымучиваете отчет, который в другое время сделали бы минут за 20. Знакома ситуация? Эти упущенные час сорок предназначались спорту.

Есть притча про «заточить пилу», краткий смысл ее таков: лесоруб валил лес тупым инструментом, не имея, как ему казалось, времени остановиться, чтобы заточить пилу. «Пила» - здесь метафора ресурсов, навыков, способности выполнять работу (рубить лес). Истощенный перегрузкой человек теряет сначала концентрацию, потом проигрывает в способах решения жизненных задач, потом уходят мотивация, интерес ко всей остальной жизни - это путь в выгорание, депрессию и развитие заболеваний. Таким образом, баланс работы и отдыха обязателен.

Однако у людей могут существовать ограничивающие (сознательные или подсознательные) убеждения, что отдых - это плохо. Что отдыхают только бездельники и прожигатели жизни. Одна клиентка, которую консультировала, изменила свое отношение после моей фразы о том, что путешествия обогащают личность и расширяют мировосприятие. Ей всегда хотелось путешествовать, но она себе этого не позволяла, поскольку родители вбили ей в голову: путешествия - бессмысленное расточительство и ненужная роскошь.

Отдых - не безделье, а смена видов деятельности с «берущих» на «дающие»: с тех занятий, в которые вы «вкладываетесь», на те, в которых вы восстанавливаетесь. К примеру, советские женщины вязали и вышивали не только из-за дефицита красивых вещей в магазинах, но и для психологической разгрузки. Не просто так всегда существовали танцы и музицирование, рыбалка и охота как хобби. Все перечисленное - ресурсная деятельность, восполняющая внутренние психические резервы. Пошел на пробежку после составления отчета - успокоился. Потанцевала после совещания - пришла в себя. Отдыхать лучше активно. В идеале следует чередовать «левополушарную» деятельность, которая связана с мыслительной, логической сферой, и «правополушарную», где задействованы эмоции, образы, телесная (моторная) активность.

Хронометраж

Для исследования своих отношений со временем еще могу порекомендовать хронометраж. Его можно сделать в одном из двух вариантов, который вам больше понравится.

Еще один способ анализа временных затрат описан в статье «Игры со временем»

Вариант «логический» - для тех, кто любит считать. Второй вариант этого задания - «творческий» - тоже очень интересный. Он для тех, кто давно не доставал краски и фломастеры или устал от кропотливых расчетов. Им тоже нужно будет представить свою усредненную неделю, но не подсчитывать время, а... раскрасить его!

Упражнение. Логический хронометраж в цифрах
СвернутьПоказать

Вспомните, пожалуйста, несколько дней или недель вашей обычной жизни и прикиньте, какие дела вы обычно делаете и какое количество часов, минут в день они у вас занимают в среднем. Например, дорога до работы 45 минут в день, совещание - 1,5 часа в неделю, закупка продуктов - час в 2 дня и т.п. Постарайтесь учесть все: сон, разговоры с мамой по телефону, кино, прогулки с собакой... Просуммируйте все свои минуты и разделите на 24 часа, точнее, на 1 440 минут в сутках. Теперь переведите все это в проценты (проверьте, чтобы общая сумма не выходила за 100% :) Удобно это сделать в таблице Excel.

Теперь посмотрите на получившийся баланс своей жизни, попробуйте почувствовать, какие эмоции, ощущения у вас рождают эти цифры? Возможно, вы будете удивлены, что заботе о красоте и здоровье посвящаете менее 1%? Что на культурные мероприятия или встречи с друзьями приходится 0,25%. А, скажем, на переезды в транспорте - 16%. Все познается в сравнении.

Можно попробовать укрупнить дела, объединив их по сферам: скажем, чтение книг и курсы английского в статью «самообразование»; приготовление еды, походы в магазин и ланчи на работе в группу «питание». Снова проделайте расчеты. Нравится ли вам теперь результат? Испытываете вы радость и удовлетворение, или, может быть, что-то вызывает сожаление, досаду, возмущение?

Много лет назад я сделала свой хронометраж и обнаружила, что моя сумма минут, включая даже гигиенические процедуры, не помещается в 24 часа. Я пришла в ужас. Вы уже догадались почему?

Потому что не было пауз, отдыха, и любое, даже минимальное, отклонение от графика (будь то пробка, опоздание коллеги на встречу или очередь в банк) приводило к сбою всего моего дня. Жесткое планирование не оставляло места для ощущения жизни: посмотреть в небо, помечтать, пройтись пешком с работы, просто посидеть за чашкой кофе без повода. Мне очень не понравилась тогда моя такая жизнь, и я стала менять свой режим.

Упражнение. Творческий хронометраж в красках
СвернутьПоказать

Возьмите достаточно большой лист бумаги, нарисуйте круг. Например, можно обвести карандашом по контуру обычную тарелку, но можно и от руки. Это ваши сутки. Схематично поделите этот круг на 24 сектора. Как если бы это был торт, и его надо было разделить на 24 гостя.

А теперь выделяйте какое-то количество секторов, думая о своих занятиях, по очереди и закрашивайте их тем цветом или орнаментом, какой вам кажется ассоциативно подходящим. Например, вы закрашиваете 1/4 «тарелки» (соответствует 6 часам) синим цветом, подразумевая, что это время сна. Потом по 1 «кусочку» оставляете на еду (оранжевая в крапинку), прогулки (зеленые цветочки), 2 - на «серую» дорогу в метро и т.п.

Вы можете соотносить дела с «кусочками торта» в любом порядке, раскрашивать области в любые оттенки, лишь бы отличить одно от другого. Чтобы не забыть, можно рядом подписывать словами: спорт, работа, учеба... Когда «тарелка времени» завершена, поглядите на всю ситуацию в целом. Сколько областей у вас вышло, какого они цвета? Что вам нравится, а что - не очень? Какие чувства вы испытываете относительно заполненности вашей жизни? Достаточно ли светлых (ярких, теплых...) красок для вас?

Выполнение этого упражнения в «творческом» варианте может дать сильный эффект. Например, мы делали «тарелку» с девушкой, обратившейся за консультацией по поводу личной жизни. В ее «обычной неделе» времени на свидания не было вообще. «Где ты возьмешь это время?» - спрашиваю. - «От чего отрежешь?» Девушка ножницами вырезает «кусочек торта», уменьшая области сна и общения с друзьями. И тогда я спрашиваю: «А нравится ли тебе то, что получилось? Как часто и сколь долго сможешь "откусывать" от жизненного пирога, и к чему это приведет?» Фактически мы разбирали вопрос ее истинных приоритетов. «Для тебя главное сейчас все-таки найти отношения, выйти замуж? Или быть хорошим работником и заработать на новую машину... Что ты готова изменить?» Порой может выясниться, что за трудоголизмом, мнимыми целями и другими «важными» делами стоит в действительности страх достичь желаемого.

А что у вас? Вам нравится ваша «тарелка» времени? Вы готовы перераспределить загрузку, чтобы не откладывать то, чего вы на самом деле хотите? Можно поразмышлять самостоятельно или обсудить с кем-то из друзей, но лучше - со специалистом.

Похитители «бриллиантов»

Это те, кто претендует на ваше время, силы, внимание исключительно в собственных корыстных целях. Те, кто считает, что их жизнь для вас важнее вашей собственной. Вопрос в том, как считаете вы. В книгах по коммуникациям можете встретить главы, посвященные умению говорить «нет», в психологической литературе также будет говориться о способности отстаивать собственные границы.

См. статью «Личные границы в зоне риска»

И если в классическом менеджменте к «поглотителям» времени чаще будут относить некие обезличенные факторы: зависание в соцсетях и курилках, непродуктивные совещания, лишние действия и т.п., то психологи вспомнят именно о людях, которые часами держат вас на телефонной трубке, используют как жалобную «жилетку», встревают с непрошенной информацией, нарушают ваши планы своими претензиями и неожиданными поручениями. Таких персон надо уметь осаживать, корректно отказывая им.

«Похитителями» могут быть и внутренние фигуры, психологические блоки, которые сформировались в прошлом под влиянием обстоятельств, а затем «выросли» уже внутри вас и теперь претендуют на право голоса. Это и комплексы, и непродуктивный самоанализ, навязчивые мысли или «зацикливание» на проблеме. Такие «внутренние блоки» поедают какое-то количество времени и огромное количество энергии. Но эти время и энергия предназначены для другой деятельности - это ваши скрытые резервы, «бриллианты».

По гамбургскому счету

Обратите внимание, что в предыдущих разделах мы рассмотрели не только инструменты тайм-менеджмента, способы анализа времени (матрица Эйзенхауэра, хронометраж), но и психологические аспекты, характеризующие отношение к получившимся результатам. Поговорили про восприятие отдыха, про отношение к жизненному балансу, о возможности делать выбор. Что «назначить» главным в данный период своей жизни, чему придать наивысшую важность - это вопрос отношения к жизненным целям, вашего «хотения», прежде всего. Лишь после этого к желаемой цели прилагаются конкретные инструменты, а не наоборот. Методы не могут заменить выбор самой цели.

Не претендую на то, чтобы рассмотреть и проанализировать здесь все инструменты тайм-менеджмента. Предлагаю вам открыть их самостоятельно, например, в книгах популяризатора тайм-менеджмента Глеба Архангельского, среди которых: работа с календарем и планировщиком, сетевые графики задач, деление больших задач на подзадачи, правила делегирования (как сотрудникам, так и своим домашним), эффективная организация рабочего пространства и так далее.

См. статью «Игры со временем»
См. статью «Берем на вооружение интеллектуальные карты»

Взгляд внутрь вместо «поедания лягушек»

В книгах того же Глеба Архангельского предлагается способ справиться с неприятными делами: как сделать то, чего очень не хочется. Он называет этот способ «есть лягушек». Моя практика психологической помощи показывает, что при определенном уровне сопротивления или после длительного периода самопринуждения метод «лягушек» перестает работать. Человек все понимает, но не выполняет, не может. Это также называют модным словом «прокрастинация».

Есть психологические препятствия, которые невозможно не учитывать. Они находятся, как правило, на глубинном уровне, в подсознании, и методы работы к ним нужно применять также глубинные. Наше бессознательное невероятно сильно. Могут происходить вещи, которых вы не хотели на сознательном уровне, а они получаются как будто бы против воли, например:

  • систематические опоздания на мероприятия, связанные с определенными людьми или проектами;
  • «забывание» неприятных поручений, вытеснение их из памяти;
  • даже внезапные заболевания, избавляющие вас от необходимости делать нежелаемое, могут быть спровоцированы бессознательными силами;
  • подсознательное «проектирование» своей работы таким образом, чтобы в нее закралась ошибка или она стала провальной, может иметь глубинную причину: страх успеха, человек не считает себя достойным поощрения или не считает сам проект достаточно полезным для себя.

Если вы чувствуете сопротивление длительное время, если оно не пропадает даже после отпуска, если «странные вещи» с вами происходят будто бы случайно, - возможно, пора разбираться с бессознательным, только погружаться туда стоит с грамотным проводником.

Подсознание обладает не только силой, но и чутьем. Оно иногда отводит нас от неверного пути, от того, что нам действительно не нужно.

Если бы вы знали, какое количество людей не хотят или боятся заглянуть вглубь себя, проверить свои цели на истинность и внутреннюю непротиворечивость. Сколько людей испытывают кризис в профессии или личностном развитии и не признают у себя наличие этого кризиса. Ни им самим, ни работодателю от этого не лучше, эффективность падает, здоровье страдает.

Но сколько людей имеют мужество отказаться от выполнения нелюбимых дел, сменить работу, освоить новую профессию, заняться наконец тем, о чем давно мечтали? Лишь немногие рискуют сменить жизненные цели, которые больше им не соответствуют, чтобы в процессе их достижения не приходилось «есть лягушек».

Нелинейное время

Напоследок открою вам один секрет... что время бывает разным. Мы, может быть, думаем, что оно течет равномерно и прямолинейно, что оно измеряется циферблатом, но это не всегда так. Оно может ускоряться или растягиваться, закручиваться в воронки или претерпевать скачки. Как в свое время ученые, открыв космос, перешли от физики Ньютона к теории Эйнштейна, так и с постижением психических законов, мы тоже узнаем новые возможности нашего внутреннего «космоса».

Случалось ли вам проваливаться в «черные дыры» времени? Бывали ли у вас состояния, когда время вдруг «исчезало»? Например, вы зачитались и вдруг поняли, что прошло уже много часов? Когда вы зашли в гости «на минутку» и не заметили, как прошел час? Или когда в аварийной ситуации вы вдруг ощутили эффект замедленной съемки и за миллисекунды вырулили автомобиль.

Как правило, нелинейность времени мы ощущаем в экстремальных ситуациях либо выполняя специальные практики. Состояния разреженного или сжатого времени могут приходить в храме религии или природы, когда изливается умиротворение. С ними хорошо знакомы хирурги, мастера, производящие мелкие операции (например, искусство микроминиатюр), иконописцы и многие другие. В духовных учениях эти состояния специально практикуются.

Возникающие как спонтанно, так и намеренно, они называются измененными состояниями сознания, в них мы немного выходим за пределы обыденной реальности.

См. статью «Как повысить производительность и стать счастливым с помощью состояния потока»
Упражнение. Систематическая сознательная перезагрузка
СвернутьПоказать

Нейрофизиологи (и спецслужбы) знают, что примерно каждые 90 минут человек «зависает» на несколько секунд, и это выглядит как остекленение взгляда, отключение внимания. Это работает «подгрузка» резервов из нашего подсознания. Если это делать специально, скажем, заниматься медитацией, то можно почувствовать эффект: ощущение хорошего отдыха, собранность и концентрацию в течение последующего времени.

Какое отношение все это имеет к нашему тайм-менеджменту? А такое, что изменение восприятия времени может включаться в случаях длительных перегрузок, стресса. Зачастую люди предпочитают не обращать внимания на подобные уже заметные «зависания», как на ноющую зубную боль. А напрасно. Такие состояние сигнализируют о том, что пора начинать взаимодействовать со своим подсознанием, разбираться, что оно хочет до вас донести из своих глубин.

Методы «классики» не плохи, но они истощаются. На определенных ступенях развития приходится выходить за границы собственных представлений в новую картину мира.

Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.