Как разобраться в ситуации, когда архивным хранением документов занимается не только головной офис, но и филиалы, когда отдельно хранится управленческая и научно-техническая документация? Каким образом при этом систематизировать документальный и архивный фонды? Как составлять номенклатуру дел? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вопрос в тему
У нашей организации 4 филиала по России, и у каждого филиала свой архив. Кроме того, в самой организации существует 5 самостоятельных архивов, в том числе огромный НТД. Считаются ли эти архивы отдельными архивными фондами? Нужно ли вести для них единую номенклатуру дел? Или лучше индивидуальные, для каждого архива? И если филиалы ведут свои самостоятельные архивы, должны ли мы делать объединенную номенклатуру?
Утверждение о «самостоятельности» архивов нуждается в уточнении, они вполне могут оказаться только отдельными архивными хранилищами. А номенклатура дел является основанием для систематизации документального, а не архивного фонда.
Предложим вам оптимальные варианты систематизации документального и архивного фондов в описанной ситуации.
Документальный фонд и номенклатура дел
Давайте сначала решим вопрос о систематизации документального фонда организации, которая осуществляется путем разработки номенклатуры дел. Документальный фонд - это совокупность всех документов, которые образуются в деятельности организации. Если она занимается производством, строительством, научно-технической, конструкторской деятельностью, инновациями, технологиями и т.п. специфическими функциями в этих видах деятельности, то в составе ее документального фонда наибольшее значение и объем составляют документы, которые относятся к специальным системам документации: технологической, проектной, производственной и т.п. Обобщающее название для этих специальных систем документации - научно-техническая документация (НТД). При большом ее объеме крупные организации, включая научно-исследовательские и проектные институты, действительно, составляют отдельно:
-
номенклатуру дел организации (сводная), в которой систематизируется и берется на учет управленческая документация;
- номенклатуру дел научно-технической документации (также сводную по всей организации).
Если в организации создан архив НТД, то необходимо проанализировать положение о нем и выяснить:
- является ли он собственно архивом или
- кроме функций архивного хранения он осуществляет централизованное текущее оперативное хранение документов и работает как своеобразная библиотека / сектор хранения находящихся в работе НТД.
Но в обеих ситуациях номенклатура дел НТД будет иметь большое значение как:
- справочник для поиска документов, учетный документ библиотеки / сектора НТД и
- основание для организации процедуры комплектования архива собственно архивными документами (для ведения списков подразделений - источников комплектования архива НТД, в их число могут быть включены и филиалы организации, и их конкретные структурные подразделения, в деятельности которых образуются и используются НТД).
Заметьте, что филиалы и представительства не являются юридическими лицами, поэтому документы,...