• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Как регистрировать исполнительные листы работников

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 1589 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Почему службе делопроизводства лучше не регистрировать исполнительные документы в своем Журнале входящей корреспонденции? Кому лучше встречать «гостей» и расписываться в приеме таких документов? Кому и как их регистрировать?


Что это?

Чаще всего организация получает исполнительные листы, обращенные к ее работникам (на выплату алиментов, административных штрафов и др.), для исполнения которых бухгалтерии необходимо осуществить удержания из их заработной платы. Гораздо реже организация получает исполнительные листы, обращенные к ней самой, - их «отработкой» обычно сначала занимается юридическая служба, которая и ведет судебные тяжбы. Ведь, говоря обычным языком, исполнительный лист является результатом проигранного в суде дела.

Исполнительный лист оформляется судом после вступления судебного акта в законную силу. Это правоустанавливающий документ, возникающий в процессе специального исполнительного производства, которое регламентируется Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», Гражданским процессуальным и Арбитражным процессуальным кодексами РФ, Кодексом административного судопроизводства РФ.

Исполнительный лист поступает в статусе «входящего» документа лично от взыскателя или по доверенности от его представителя, от судебного пристава или из соответствующего суда по почте или по информационно-телекоммуникационным каналам в электронной форме (тогда он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью соответствующего суда).

Как принимать и регистрировать?

Если в организации разрабатывается Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства (как одно из приложений к Инструкции по делопроизводству), то исполнительные листы всегда в него включаются.

Общий алгоритм ваших действий может быть следующим:

1. Нужно решить, кто что делает.

В порядке взаимодействия службы делопроизводства с другими подразделениями, прежде всего с бухгалтерией и юридической службой, решается вопрос, какое подразделение принимает, а какие подразделения регистрируют исполнительные документы, контролируют сроки исполнения и обеспечивают хранение после их исполнения в течение установленных сроков.

Разделение обязанностей доводится до сведения первого руководителя организации, а при необходимости разрабатывается краткий Регламент взаимодействия подразделений организации в процессе работы с исполнительными документами, поскольку административная ответственность (и возможные штрафы) за нарушение требований законодательства в работе с исполнительными документами возлагается на руководителя организации.

2. Прием документа и его регистрация - не одно и то же. По общему правилу, второе может происходить на следующий день после первого. Хотя с исполнительными документами так «затягивать» не стоит.

Специалистам службы делопроизводства сложно грамотно проверить подлинность исполнительного документа, а также документы, удостоверяющие личность и полномочия представившего его лица. Поэтому в средних и крупных компаниях функция взаимодействия с внешними взыскателями возлагается на юридическую службу или специально уполномоченного сотрудника службы безопасности, что вполне обоснованно. Именно эти специалисты, действуя более осознанно, и должны иметь право удостоверить (подписать) отметку о получении исполнительного листа. Кроме даты (что стандартно для такой отметки) в ней может указываться время, поскольку у исполнительных документов может быть срок немедленного исполнения.

Пример 1

Подпись в получении документа на экземпляре отправителя

СвернутьПоказать
Подпись в получении документа на экземпляре отправителя

Только в маленьких организациях (где на безрыбье и рак - щука) это стоит возлагать на секретаря или службу делопроизводства. Если документ принимает не то подразделение, которое его потом регистрирует в журнале учета, то «принимающий» может его фиксировать в простом Реестре (или списке), с обозначением даты и времени получения, наименования и других элементарных идентифицирующих реквизитов (но не в Журнале регистрации входящей корреспонденции).

3. Передача документа в бухгалтерию, которая будет его исполнять.

Специально уполномоченный на прием таких документов сотрудник (или служба делопроизводства / секретарь) передает полученные исполнительные документы работников в бухгалтерию организации в день получения (лучше - под расписку в том же Реестре, где зафиксирована дата получения). В номенклатуре дел «принимающей» службы дело с такими реестрами фиксируется как переходящее, а срок его хранения можно установить в 5 лет как у самих исполнительных листов (см. ст. 416 в Перечне):

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень типовых управленческих архивных документов

В крупных организациях полученные исполнительные документы предварительно может рассматривать один из руководителей организации или начальник юридической службы. И в бухгалтерию исполнительные документы потом передаются с соответствующими указаниями руководства по исполнению. Тогда такое дополнительное блуждание документа внутри организации можно фиксировать все в том же Реестре приема таких документов.

4. Бухгалтерия регистрирует полученный исполнительный лист в Журнале регистрации исполнительных документов в день получения (или в крайнем случае не позднее следующего рабочего дня), см. Пример 2. Журнал в обязательном порядке прошивается, листы нумеруются, на месте скрепления наклеивается лист с заверительной надписью, которая подписывается руководителем организации или главным бухгалтером и удостоверяется печатью. В небольших организациях и при отсутствии печати (что должно быть зафиксировано в уставе организации) заверительную надпись удостоверяют двумя подписями: руководителя организации и бухгалтера.

Принятые и зарегистрированные исполнительные документы и Журнал их регистрации включаются в номенклатуру дел бухгалтерии и тоже являются переходящими делами. Журналы регистрации исполнительных листов имеют срок хранения 5 лет по ст. 459 о) Перечня, фрагмент которого приведен ранее.

После регистрации исполнительного документа бухгалтерия обязана направить судебному приставу обратное уведомление о получении документов. Кредитные организации обязаны немедленно взыскивать денежные средства по исполнительным документам и информировать об этом в течение 3 дней со дня исполнения (в силу ч. 5 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Остальные организации тоже должны действовать оперативно. Если пристав после отправки вам документов на исполнение не получит в разумный срок вашего обратного уведомления, он может прийти с проверкой.

В уведомлении указываются входящие номер и дата исполнительного документа, телефон организации, ставятся подпись бухгалтера и печать (при наличии). Такой порядок описан, например, в разделе I приложения I к Методическим рекомендациям по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов (утв. ФССП России 19.06.2012 № 01-16).

Журнал регистрации исполнительных документов может состоять из следующих граф:

Пример 2

Структура Журнала регистрации исполнительных документов

СвернутьПоказать
Структура Журнала регистрации исполнительных документов

На основании регистрационной записи в Журнале на исполнительном документе проставляется штампом или от руки отметка о регистрации в правом нижнем углу: наименование организации (возможно сокращенное), дата регистрации (можно добавлять и время), индекс.

Пример 3

Отметка о поступлении документа в организацию

СвернутьПоказать
Отметка о поступлении документа в организацию

Если исполнительные документы поступают из судов в электронном виде (после арбитражного процесса), то в зависимости от технологической оснащенности организации они могут быть после проверки усиленной квалифицированной электронной подписи зарегистрированы в применяемой информационной системе в электронном виде, а могут быть и распечатаны, заверены службой делопроизводства как бумажные копии электронных документов и переданы на регистрацию в бухгалтерию.

Распределение ролей в описанном алгоритме может быть и иным. Мы описали оптимальный вариант, объяснив, почему стоит делать именно так.

Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.