Top.Mail.Ru
Несмотря на то что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов начнет действовать только через год, уже сейчас можно ознакомиться с его основными положениями. Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет о деловых письмах, служебных и докладных записках, приказах по основной деятельности и личному составу, локальных нормативных актах и других документах. Расскажем также об ошибках и неточностях, допущенных в новой версии ГОСТ.

С 1 июля 2018 года начнет дейсвовать новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)1. Для делопроизводителей это долгожданное и знаковое событие, а кадровикам нужно принять к сведению, какие реквизиты документов общего делопроизводства будут оформляться по-новому. В этой статье рассмотрим изменения в правилах, которые напрямую имеют отношение к кадровикам, а также расскажем о допущенных в нем ошибках и неточностях, которые, как мы надеемся, еще успеют поправить до июля следующего года.

Строго говоря, ГОСТ-2016 ждали уже к 1 июля 2017 года. Но Росстандарт опубликовал приказ от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"», и срок вступления в действие нового стандарта перенесли на целый год, установив своеобразный переходный период.

Рассмотрим старые и новые правила и отследим те изменения, которые доступны на сегодняшний день. Количество и качество изменений можно оценить как существенные, и готовиться к их внедрению можно начинать уже сейчас (особенно в таких «знаковых» моментах, как, например, заверение трудовой книжки сотрудника). Обо всех дополнениях и изменениях текущей редакции ГОСТ-2016 мы сообщим, когда они появятся.

До 1 июля 2018 года при составлении документов можно ориентироваться на целый набор нормативно-методических актов. Все они составлены на основе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)2. Это в первую очередь Методические рекомендации по внедрению ГОСТ-20033, во вторую - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

С момента вступления в силу ГОСТ-2016 старый стандарт и методические рекомендации к нему станут неактуальными. То же касается и методических рекомендаций для федеральных органов исполнительной власти, но только в части оформления реквизитов документов.

Каких документов коснутся изменения?

Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет:

  • о деловых письмах;
  • служебных и докладных записках;
  • приказах по основной деятельности;
  • приказах по личному составу, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности;
  • локальных нормативных актах и других документах.

Общие правила оформления документов

ГОСТ-2016 отличается от своего предшественника тем, что содержит целый раздел, который называется «Общие правила оформления документов». Рассмотрим их.

Нумерация страниц документа

О необходимости нумерации второй и последующих страниц многостраничных документов указывается как в ГОСТ-2003, так и в ГОСТ-2016. Но если в ГОСТ-2003 просто говорилось о том, что «номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа», то в новом стандарте уточняется, что «номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа».

Двусторонняя печать документов

Новый ГОСТ говорит о допустимости оформления документов с двух сторон листа. При этом оговаривается: «при двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны». Это делается для удобства сшивания: то поле, на котором будут расположены проколы и нить, должно быть самым широким.

По тому же ГОСТ-2016 оно не может быть менее 20 мм, а если создаваемый документ имеет длительный срок хранения - менее 30 мм (п. 6.1). Для сравнения, ГОСТ-2003 устанавливал только минимально допустимую ширину поля в 20 мм.

Шрифты и их размеры, интервалы

ГОСТ-2016 установил предпочтительные типы и размеры шрифтов для оформления документов. Все перечисленные шрифты входят в состав пакета MS Office, так что проблем с их использованием возникнуть не должно. К ним относятся: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним.

Если в состав документа входит таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров.

Что касается применяемых интервалов, то следует обратить внимание на следующие правила:

  • текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала,
  • многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал,
  • составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Мнение эксперта

Включение конкретных гарнитур шрифтов (Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri), даже в качестве предпочтительных, а не обязательных, в экспертном сообществе считают влиянием на рынок, противоречием антимонопольному законодательству и вторжением в управленческие процессы разработки фирменных стилей. К сожалению, отечественное шрифтовое программное обеспечение у нас не развито, но к проблеме импортозамещения необходимо подходить правильно и, по крайней мере, заранее не устанавливать этому преград.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформляем копии и выписки из документов

Рассказываем, в чем разница между подлинником документа, его дубликатом, копией (бумажной, электронной, заверенной), выпиской. Показываем на примерах разницу в оформлении и юридической силе перечисленных вариантов.

Как составить справку для работника

Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве

Рассматриваем проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, когда у кандидата оказываются на руках две и более трудовые книжки или совсем нет книжки, хотя она должна у него быть; если при приеме на работу сотруднику завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а спустя месяц он нашел прежнюю. Даем образцы документов, которые понадобятся, чтобы выправить ситуацию: заявлений от работника с информацией, какую из своих нескольких трудовых книжек он просит работодателя вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться другая трудовая книжка, об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, о нахождении им трудовой книжки с просьбой принять ее к ведению и хранению, а также приказа о приеме работодателем найденной работником трудовой книжки, фрагмента книги (журнала) по учету движения трудовых книжек с записью о замене сведений о трудовой книжке, уничтожении ранее оформленной новой трудовой книжки.

Изменение, отмена, аннулирование кадровых приказов и соглашений

Рассказываем, что должно быть в приказе и как можно его изменить или отменить. Что должен включать корректирующий приказ. Поясняем, в чем разница между признанием приказа утратившим силу и его аннулированием. В каких случаях формулировка приказа должна включать прямое указание на отмену им другого приказа. Разбираем на конкретных примерах, когда возможно аннулирование трудового договора и издание приказа об этом. Даем рекомендации, как оформить изменение приказа о приеме на работу и каким образом отменить приказ об увольнении по соглашению сторон. Узнаете и об отмене приказа об увольнении по решению суда. Получите готовые образцы разных приказов и соглашений, а также отдельные формулировки для них, которые понадобятся в сложных ситуациях.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.