Каков порядок взаимодействия с архивным учреждением при передаче туда документов ликвидируемой организации? Чем в этом случае будет отличаться порядок подготовки дел от общей процедуры (при их передаче из подразделений в архив организации)? И что обязательно нужно уточнить у государственного / муниципального архива, куда вы нацелились, чтобы по нескольку раз не переделывать эту работу? Как оплатить услуги, если расчетный счет уже закрыт? Кому составлять, подписывать и утверждать документы?
Ликвидация (особенно при банкротстве) организации – очень тяжелая процедура во всех отношениях. На специалистов нашей сферы в рамках нее возлагается такая сложная задача, как сдача документов в государственный или муниципальный архив. В прошлом номере мы детально разбирались, какие документы какие организации должны будут передать на дальнейшее архивное хранение, и выяснили, что законодательно закрепленная «теория» в этом вопросе сильно отличается от практики. В результате пришли к выводу, что большинству коммерческих организаций при ликвидации потребуется передать только наиболее ценные кадровые документы. Если ваша организация идет «по пути банкротства», то справку из архива о сдаче туда документов на хранение потребуется представить в арбитражный суд.
В данной статье пойдет речь о подготовке документов небольших коммерческих организаций для сдачи на хранение в архивное учреждение1. Как правило, в структуре таких организаций нет архива, а в штатном расписании – должности архивиста. Кроме того, такие организации не состоят на учете ни в одном архиве и, естественно, у них нет куратора, который помог бы в упорядочении документов. Но документы из года в год создавались и накапливались (порой в бессистемном состоянии). А значит, их необходимо привести в порядок в соответствии с архивными требованиями и передать на хранение в архив.
При ликвидации (банкротстве) организации председатель ликвидационной комиссии (ликвидатора) либо конкурсный управляющий должны определиться, в какой государственный или муниципальный архив они смогут передать документы на хранение. Обычно он определяется «по прописке» организации, т.е. по ее юридическому адресу.
Итак, порядок действий будет следующим:
- Определиться, в какой архив следует сдавать документы.
- Изучить требования данного архива к упорядочению документов для передачи на хранение (во многих архивах требования разные, но почти везде достаточно жесткие).
- Выбрать «обработчика» документов (председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий, исходя из знаний, опыта и цены за услуги по обработке документов, должны заключить договор на архивные услуги по упорядочению документов. Это может быть какая-то архивная фирма, конкретный специалист или архив, в который планируется передача документов на хранение).
- Собрать все имеющиеся документы, внимательно просмотреть их и составить опись или хотя бы реестр (это необходимо сделать перед передачей документов «обработчику» для страховки).
- Для составления описи дел, написания исторической справки и предисловия (НСА – научно-справочный аппарат) необходимо предоставить «обработчику» устав организации, учредительный договор (при наличии), выписку из ЕГРЮЛ, штатное расписание за все годы, приказы по основной деятельности. После написания НСА указанные документы вернут председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему. В архив учредительные документы, скорее всего, не примут.
- Написать письмо в архив о предстоящей передаче документов по личному составу в связи с ликвидацией (банкротством) организации.
- После рассмотрения письма архив назначит своего куратора для координации действий по упорядочению документов. Куратор проверит прежде всего НСА и документы.
- Исправить все недочеты после проверки куратора.
- После всех исправлений куратор еще раз будет смотреть НСА и документы, но уже более тщательно:
- систематизацию документов внутри дел,
- оформление обложек,
- нумерацию листов,
- оформление заверительных листов,
- наличие внутренних описей к определенным видам документов и
- еще раз опись, предисловие и историческую справку.
- После проверки куратором всех документов архив назначает еще одного независимого куратора, который тоже внимательно проверяет весь комплекс.
- Далее куратор организации представляет на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива свое заключение и заключение независимого куратора, НСА организации (опись дел, предисловие к описи и историческую справку). Члены ЭПК архива на заседании рассматривают представленные документы и выносят либо положительное, либо отрицательное решение относительно приема-передачи документов ликвидированной организации в архив.
После положительного решения ЭПК архив предоставляет организации:
- договор о передаче документов по личному составу на хранение,
- смету на проведение работ по приему на хранение документов,
- акт приема-передачи архивных документов на хранение,
- акт приема-сдачи работ.
При отрицательном решении необходимо уточнить его причины и стараться оперативно все исправить, потом решить с куратором, когда вновь выходить на рассмотрение документов на заседании ЭПК.
- После заполнения и подписания всех документов (договора, актов) необходимо оплатить прием документов согласно смете (в московских архивах не берут плату за хранение документов, только за прием-передачу; как обстоит дело в архивах других регионов – нужно уточнять на местах).
- После поступления денег на счет архива по согласованию с хранителем вашего фонда в назначенный день и час документы передаются на хранение в архивохранилище.
Часто возникает вопрос, а как оплачивать услуги архиву за прием-передачу документов, если к моменту всех согласований в организации все счета будут уже закрыты. Пожалуй, самый простой способ – это при заключении договора с «обработчиком» архивных документов внести данные расходы в стоимость договора и возложить эту обязанность на него.
Что входит в упорядочение документов?
Архив на хранение принимает только упорядоченные документы. Вот что под этим подразумевается:
- проведение экспертизы ценности документов;
- уточнение их фондовой принадлежности;
- формирование дел;
- оформление дел;
- создание научно-справочного аппарата (НСА): описи передаваемых дел, предисловия к описи, исторической справки. Причем многие из этих и других документов предусматривают их подписание составителем. Если вы заключили договор на проведение соответствующих работ с организацией, то в подписи составителя будет значиться должность сотрудника этой сторонней организации (как в Примере 10); а если гражданско-правовой договор с конкретным исполнителем-физлицом, то в подписи должность не указывается (как в Примере 12). Во избежание лишних переделок документов данный момент важно сразу согласовать с архивом, который будет принимать ваши документы!
Какие кадровые документы необходимо подготовить для сдачи в архив?
Небольшие коммерческие организации при ликвидации (банкротстве) сдают на хранение только такие документы по личному составу, которые в дальнейшем необходимы для выдачи справок социально-правового характера, это:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- личные карточки (форма № Т-2);
- личные дела уволенных работников;
- трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- лицевые счета работников или расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными и опасными условиями труда (табели и наряды...
