Top.Mail.Ru
Как запустить проект по автоматизации делопроизводства в своей компании? Как это оформить, определить состав рабочей группы и ее первые задачи? Как выбрать поставщика? Как определиться с планом внедрения СЭД и бюджетом? Автор статьи, ваш коллега, уже прошел этот путь и теперь делится опытом.

В век технологий трудно представить себе современную компанию, которая не стремится автоматизировать какие-либо свои процессы. Рано или поздно перед руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) встает необходимость такой автоматизации. С чего начать, куда «бежать» и как грамотно реализовать поставленную задачу? Эти вопросы возникают у тех, кто первый раз столкнулся с нею. В статье я постараюсь поделиться своим опытом на данную тему.

Давайте для начала определимся, что такое система автоматизации документооборота и зачем вообще его автоматизировать?

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО) – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению 1.

Если говорить простым языком, то это некая автоматизированная система (программное обеспечение), в которой обрабатываются (т.е. регистрируются, согласовываются, исполняются) данные о документе, его скан-образ или сами электронные документы (т.е. созданные уже в программе и подписанные, например, электронной подписью).

Раньше документы регистрировали в специальных бумажных журналах, там же отражали определенные действия с этими документами: например, куда / кому направлен. На определенных участках работы их продолжают использовать и сейчас. В таком подходе есть свои плюсы и минусы.

Следующий шаг – использование общедоступного программного обеспечения для автоматизации делопроизводственных процессов. Обычно это программы пакета Microsoft Office: Excel и Word, реже Access. Выполнять отдельные задачи в них гораздо легче, чем вручную. Но это все еще не принципиальное решение проблемы, на которое способно лишь специализированное программное обеспечение.

Какие доводы можно привести своему руководству для обоснования необходимости профессиональной автоматизации делопроизводства и документооборота?

Во-первых, это возможности СЭД. Она позволяет обеспечить четкость работы и прозрачность всех автоматизируемых бизнес-процессов. Например, процесс согласования будет идти строго по заданному маршруту, а все участники в любой момент времени могут узнать кто согласовал, а кто нет, кто какие комментарии оставил или внес правки.

СЭД позволяет обеспечить нахождение всей организационно-распорядительной документации (ОРД) в одном месте, и к ней всегда есть оперативный доступ.

Сокращение времени и трудозатрат на обработку ОРД. Простой пример, из которого это становится понятно: с момента внедрения СЭД отпадет необходимость переносить документы из кабинета в кабинет, а исполнителям – ходить по кабинетам, собирая визы.

Ну и такой логичный и понятный аргумент для компаний с численностью более 500 человек – без автоматизации очень сложно поддерживать процессы взаимодействия среди такого количества сотрудников. Документы просто будут теряться среди них, а если использовать бумажные описи, то это опять же плодит дополнительное огромное количество бумаги и затрат (на саму бумагу, катриджи).

Во-вторых, это изменение внешней среды. Еще в 2013 году (распоряжением от 11.06.2013 №  953-р) Правительство РФ утвердило план мероприятий («дорожную карту») по «повышению качества регуляторной среды для бизнеса». Первый раздел этого плана звучал так: «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики». И далее он планомерно выполнялся. Теперь уже практически во всех государственных органах можно получить «электронную выписку», «электронный документ», «электронно подать заявку» и т.д. Даже нотариусы и суды сейчас выдают электронные документы. Кроме того, вспомним об отмене необходимости использования печати, что также психологически разрушает традиционное представление о важности «бумажки с печатью». Так государство подталкивает чиновников и тех, кто с ними взаимодействует, к использованию электронных документов, а значит, к автоматизации процессов управления ими. Все чаще появляются требования к организациям представлять определенные документы (отчетность и др.) в госорганы именно в электронном виде. И даже если ваша организация еще не издает электронные документы, подписанные электронной подписью, то из внешней среды они будут все чаще приходить к вам, потому с ними нужно уметь работать. И нужно, что было «чем это делать».

Если, наконец, принято решение автоматизировать документооборот, то возникает такое понятие, как проект по его автоматизации.

Этап 1. Появление и оформление проекта по автоматизации

Вопросы...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 1)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.