Каковы основные направления анализа документооборота организации в условиях внедрения и применения СЭД? Какие показатели можно использовать для оценки применения технологий электронного документооборота в организации? Какие статистические данные о документообороте соответствуют типовым информационным потребностям?
В связи с применением систем электронного документооборота (далее – СЭД) основные методические подходы к анализу документооборота, являющегося традиционной функцией делопроизводственной службы, заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, проведение многоаспектного анализа документооборота организации является одним из непременных условий подготовки к внедрению СЭД в организации, а с другой – вместе с СЭД появляются принципиально новые возможности получения информации.
Анализ документооборота должен рассматриваться как одна из главных задач управления документами в организации. Структура (состав), направленность и объем представляют собой ключевые характеристики документооборота и объекты проведения его анализа.
В условиях применения СЭД результаты анализа документооборота находят отражение в классификаторах (справочниках) системы. В сущности, справочники СЭД вместе с внесенной в них информацией представляют собой информационную модель организации в рамках корпоративной СЭД, отражают степень структурированности информационной среды и процессов работы с документами.
Классификация документов в СЭД
Особую роль играет справочник групп или видов документов в СЭД. Как известно, документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Поэтому данный справочник в качестве своих основных разделов может включать эти классификационные группы с их последующей детализацией по видам и разновидностям документов. В соответствии с этим справочником для определенных групп документов устанавливается порядок индексации, используемый при их регистрации. Данная задача решается как при внедрении СЭД, так и при дальнейшей актуализации справочника в ходе развития системы.
Входящие документы представляют собой, как правило, корреспонденцию, поступающую от вышестоящего органа управления или от подчиненных организаций, от органов государственной власти и местного самоуправления и от организаций, с которыми существует регулярное взаимодействие, а также другую служебную корреспонденцию и обращения граждан.
К исходящим документам относятся письма в адрес организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемые организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.
К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации: распорядительные документы, протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых внутри организации в процессе взаимодействия подразделений и должностных лиц.
Распорядительные документы организации (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) могут иметь двойственный характер. Если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим. Если же организация не имеет таковых структур, то распорядительные документы можно рассматривать как внутренние.
Детализация позиций справочника групп или видов документов, выделение видов и разновидностей документов, значимых для данной организации, возможна именно на основе анализа структуры документооборота. Практика показывает, что при ведении данного справочника целесообразно выделять группы документов по номинальному признаку (то есть по конкретным видам документов, образующихся в деятельности организации), а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных СЭД (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др.). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный...
