Если отделу кадров удалось получить помещение для хранения скопившихся за годы работы документов по личному составу, то после этого предстоит кропотливая работа по его обустройству. Причем часто оказывается, что выделенное директором место не подходит для хранения документов. Расскажем о том, какие требования предъявляются к архивохранилищам, как подсчитать количество оборудования и как разместить в нем документы.
Напомним, что хранить документы по личному составу организации обязаны по закону, который относится ко всем без исключения юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Независимо от того, есть ли в компании архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам все равно нужно знать хотя бы минимальные технические требования к ним, чтобы вовремя отказаться от «щедрого» предложения разместить архив над горячим цехом и настоять на поиске других вариантов.
Обратимся к вступившим в силу осенью 2015 года Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила-2015). В п. 2.16–2.29 установлены требования и к помещениям архива, и к режимам хранения, и к расположению мебели в них.
Архив не должен располагаться:
Через его помещения не должны проходить трубы водоснабжения, канализации, осуществляться технологические или бытовые выводы воды. Из архива должен быть выход к лифту или на лестничную клетку.
Документы должны размещаться на стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. При этом оборудование для хранения устанавливается перпендикулярно оконным проемам, не допускается также ставить стеллажи вплотную к наружным стенам и источникам...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в материале нашего эксперта.
Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых документов.
Отдел кадров относится к своему документообороту очень щепетильно. Ведь кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.
Отдел кадров часто неохотно сотрудничает с архивом организации. Ведь документы по личному составу требуют особого обращения. Давайте посмотрим, какие формы взаимодействия между двумя структурными подразделениями организации возможны и как рекомендуется делегировать полномочия и возложить ответственность за сохранность документов по личному составу на практике.
Все организации, у которых в штате есть сотрудники, сталкиваются с обработкой персональных данных. Рассмотрим, какие именно сведения и документы содержат персональные данные работников, которые необходимо защищать от несанкционированного доступа, а также как организовать систему их защиты и какую ответственность понесут работодатель и работник, ответственный за сохранность данных, в случае нарушений.
Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в материале нашего эксперта.
Отдел кадров относится к своему документообороту очень щепетильно. Ведь кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.
Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых документов.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
