Top.Mail.Ru

Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ» (часть 2)

В заключительной части статьи автор описывает спектр документов, которыми следует руководствоваться и которые нужно разработать руководителю службы ДОУ для регламентации ее деятельности: Положение о подразделении и должностные инструкции работников, документы по охране труда и «нормам выработки», регулирующие технологию ДОУ на государственном и внутрикорпоративном уровнях, устанавливающие административную ответственность за ненадлежащее хранение документов.
Окончание статьи. Начало в № 07 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 07 / 2016

Положение о подразделении и должностные инструкции работников

Основными задачами службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), согласно ГСДОУ, являются внедрение единого порядка работы с документами в организации, а также совершенствование форм и методов работы с ними.

Однако все задачи подразделения, его права и функции в каждой организации обязательно регламентирует Положение о подразделении. Разработать его, естественно, должен руководитель службы ДОУ, т.к. лучше него никто не знает специфику работы. Каких-либо требований к данному Положению законодательством РФ не установлено, но они могут устанавливаться в локальных нормативных актах (ЛНА) самой организации. Разработанное Положение о службе ДОУ надо обязательно согласовать с кадровой службой и юридическим подразделением.

Как правило, Положение о подразделении содержит следующие разделы:

  • общие положения, где описывается организационная структура подразделения, подчинение, указываются нормативно-правовые документы, которыми оно руководствуется в своей деятельности;
  • задачи подразделения;
  • функции подразделения;
  • права и обязанности подразделения (где в т.ч. отражаются права на подписание каких-либо документов или на наличие у подразделения какой-либо печати);
  • ответственность подразделения (здесь прописывается ответственность сотрудников и особенно руководителя за неисполнение возложенных функций и задач).

Утверждается Положение (как и любой нормативный документ организации) путем оформления (согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • руководителем организации грифа утверждения непосредственно на этом документе (как показано в Примере 6) либо
  • путем подписания им соответствующего распорядительного документа (тогда в грифе на Положении дается ссылка на этот приказ, как в Примере 5).

Пример 5. Гриф утверждения распорядительным документом

Пример 6. Положение об отделе документационного обеспечения управления

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной работы

Как и любое организационное изменение, «приход» в компанию СЭД сопряжен с рядом трудностей в плане работы с персоналом. Нужно, во-первых, максимально сократить период неизбежного сопротивления, а во-вторых, обучить коллег работе в СЭД. Как это сделать? Мы привели распространенные типы реакции на новшество и методы преодоления негатива. Объяснили, как организовать обучение работе в СЭД (оптимальное время и место, ведущий, деление слушателей на группы, график обучения, как заставить на нем появиться, ход и методы обучения, что делать по его окончании). Примеры составлены на основе СЭД Directum.

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 3)

В этом номере журнала подробно рассматриваем этап согласования проектов договоров: вопросы, которые необходимо урегулировать в Договорном регламенте; список согласующих лиц / подразделений и их функции; порядок прохождения процедуры согласования (в т.ч. вы узнаете, как грамотно закрепить и контролировать сроки, чтобы дисциплинировать согласующих лиц); как оформить лист согласования и замечания к проекту договора при внутреннем согласовании, а также протокол разногласий и протокол согласования разногласий при оттачивании формулировок договора с контрагентом; и не забудьте, что ряд сделок требует одобрения совета директоров или общего собрания акционеров / участников, собственника имущества – на эту длительную процедуру тоже нужно предусмотреть время.

Должностная инструкция

Разберемся, как правильно возложить на работника должностные обязанности. Чем отличается типовая должностная инструкция от индивидуальной, и можно ли обойтись без их оформления? Как утвердить соответствующий документ, ознакомить с ним, потом актуализировать?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 3)

В этом номере журнала подробно рассматриваем этап согласования проектов договоров: вопросы, которые необходимо урегулировать в Договорном регламенте; список согласующих лиц / подразделений и их функции; порядок прохождения процедуры согласования (в т.ч. вы узнаете, как грамотно закрепить и контролировать сроки, чтобы дисциплинировать согласующих лиц); как оформить лист согласования и замечания к проекту договора при внутреннем согласовании, а также протокол разногласий и протокол согласования разногласий при оттачивании формулировок договора с контрагентом; и не забудьте, что ряд сделок требует одобрения совета директоров или общего собрания акционеров / участников, собственника имущества – на эту длительную процедуру тоже нужно предусмотреть время.

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 1)

В июньском номере журнала мы начинаем публикацию материалов, посвященных вопросам регламентации договорной работы на предприятии. В первой части статьи мы покажем основные этапы договорной работы, определим предмет договорного регламента, а далее детально разберемся с тем, как можно проверить добросовестность контрагента перед заключением сделки (как поделить договоры на разные группы риска, чтобы организовать для них разную глубину проверки потенциального партнера, какие документы у него можно запросить, как оформить результат проверки, для чего он может потребоваться).

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.