Top.Mail.Ru
С 1 июля 2016 года вступил в силу национальный стандарт Российской Федерации, который разработан специалистами ВНИИДАД на основе первого стандарта новой серии (семейства) международных стандартов ИСО 30300 на системы управления документами (Management systems for records; MSR). Применение этих стандартов позволит построить систему управления документами как важнейшую функциональную часть общей системы управления любой организации, обеспечить управляемость и организационный порядок, совершенствовать корпоративное и административное управление, а также развивать саму систему управления документами за счет оценки, аудита и сертификации на соответствие стандартам новой системы MSR. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа.

Международный технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation), который осуществляет свою деятельность в предметной области «информация, библиотечное и издательское дело», и его подкомитет ПК 11 «Управление архивами / документами» с 2009 года большое внимание уделяют разработке международных стандартов новой серии ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами». Данные стандарты разрабатываются для того, чтобы в работе с документами обеспечивался такой же системный подход, применялись такие же общие элементы, единая методология как и в стандартах на другие системы управления: системы менеджмента качества (серия ИСО 9000), информационной безопасности (серия ИСО 27000), требования к документам в электронной офисной среде (3 стандарта ИСО 16175) и др.

Совместимость международных стандартов, распространяющихся на системы управления и системы документации, и комплексность стандартизации являются важнейшими современными задачами.

В рамках нового семейства стандартов ИСО 30300 всего должны быть разработаны 5 стандартов:

  • ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (о нем далее и пойдет речь);
  • ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (формально у нас действует с 01.03.2015 под названием ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования»; разработчик – Институт сертификации ОАО «ВНИИС»; экспертным сообществом управляющих документами не признан, нуждается в переработке);
  • ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению»;
  • ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам / организациям, осуществляющим аудит и сертификацию»;
  • ИСО 30304 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке».

Разработанные стандарты ИСО 30300 и ИСО 30301 были утверждены в статусе международных стандартов в 2011 году. А в 2014 году специалисты ВНИИДАД зарегистрировали их официальные переводы, на основании которых была организована разработка соответствующих ГОСТ Р ИСО. В России деятельность по стандартизации, аналогичную деятельности ИСО ТК46 / ПК11, осуществляет Технический комитет Росстандарта ТК 191, членами которого являются специалисты ВНИИДАД. В 2015 году институт провел необходимые экспертизы и представил на утверждение ГОСТ Р ИСО 30300, идентичный международному стандарту ISO 30300:2011 и подготовленный на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта. ГОСТ Р ИСО 30300 утвержден и введен в действие приказом Росстандарта от 09.12.2015 № 2123-ст, а вступает он в силу с 01.07.2016.

«Революция» не должна остаться незамеченной!

ISO 30300:2011 и соответственно ГОСТ Р ИСО 30300 произвели революцию в понимании термина «система управления документами» (СУД).

Если прежде, руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (который был подготовлен на основе простого перевода ISO 15489-1:2001), мы могли считать СУД (система управления документами) и СЭД (система электронного документооборота) почти синонимами – просто информационными системами (ИС), программными продуктами с разной степенью развитости функционала.

То с принятием ИСО 30300 система управления документами (СУД) эволюционировала: теперь это, прежде всего, организационная система, система менеджмента, которая управляет документами. Эта налаженная система может быть автоматизирована при помощи того или иного программного обеспечения, но данный фактор уже вторичен!

Отечественный ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вступил в силу 01.10.2007, а новый ГОСТ Р ИСО 30300 начал действовать только 01.07.2016. Предыдущее значение термина СУД уже, что называется, «въелось», а к новому пониманию, которое в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, безусловно, подразумевалось, но было неявным из-за неадаптированности перевода, только предстоит привыкать нашему профессиональному сообществу. Потому теперь будем особенно внимательны к тому, в каком смысле наш собеседник либо автор деловой статьи будет употреблять этот термин, чтобы достичь настоящего взаимонимания. Далее в статье мы, естественно, будем употреблять СУД в его новом значении.

Назначение нового ГОСТ Р ИСО

Стандарты ИСО, как правило, отражают опыт «лучших практик» в той или иной предметной области. Их интересно изучать, поскольку в них отражаются профессиональные позиции, результаты обобщения международного опыта, анализа технологий, процедур и правил, которые одобряют и к которым добровольно присоединяются эксперты и специалисты стран, входящих в ИСО.

Обычно во введении (предисловии) к стандарту излагается ситуация, определившая необходимость его разработки, и основное содержание. В связи с этим введение к ISO 30300:2011 и его перевод в ГОСТ Р ИСО 30300 представляют особенный интерес.

Во-первых, поскольку стандарт предназначен для высшего руководства (топ-менеджмента), в нем подчеркивается необходимость создания, внедрения и поддержания в актуальном состоянии системы управления организацией, в которой важное значение имеют система принятия решений и система управления ресурсами. Специально для руководства четко фиксируется, что:

  • «создание документов и управление ими является неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации»;
  • документы обеспечивают управляемость...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.