Для государственных органов и органов местного самоуправления порядок формирования личных дел определяется действующим законодательством, начиная с Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». А для негосударственных организаций, особенно для предприятий среднего и малого бизнеса, вопрос о формировании и ведении личных дел остается недостаточно урегулированным даже с позиций архивного дела. Рассмотрим традиционно сложившиеся правила, которым следуют опытные сотрудники кадровых служб, и современные «лучшие практики» (как назначить ответственного, как учитывать личные дела, какие документы в какой последовательности в них подшивать, сколько хранить и когда сдавать в архив).
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации.
Ответственность за ведение личного дела работника ложится на работодателя. Приказом руководителя организации должен быть назначен ответственный за ведение личных дел работников и обработку их персональных данных. Обычно этим ответственным является один из сотрудников кадровой службы, на которого данный вид ответственности может возлагаться одновременно с ответственностью за ведение трудовых книжек работников. Поскольку состав информации в личных делах относится к персональным данным и должен быть защищен в соответствии с требованиями действующего законодательства, то в распорядительной части текста подобного приказа дополнительно формулируется ответственность за организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек и личных дел.
Пример. Распорядительный пункт приказа о назначении ответственного
Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностную инструкцию сотрудника кадровой службы и / или трудовой договор.
Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит:
Но в целом личные дела, документы которых фиксируют отношения работника и работодателя в период выполнения работником трудовых функций, относятся к документам по личному составу. Срок хранения личных дел с 13.03.2016 установлен ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для личных дел (и документов по личному составу), которые были сфрмированы с 2003 г., срок хранения составляет 50 лет. Если же дела были заведены в период до 2002 г. включительно, то срок их хранения остается 75 лет.
Поскольку работодатель при возможных проверках должен не только предъявлять утвержденный...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Когда и кого из работников надо знакомить с приказами по основной деятельности? Можно ли вместо проставления подписи разослать копию приказа? Будет ли этого достаточно, чтобы доказать, что сотрудник в курсе порученного? Зачем устанавливать срок ознакомления с приказами? Нужно ли прописывать в ЛНА обязанность работника знакомиться с приказами? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Рассматриваем проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, когда у кандидата оказываются на руках две и более трудовые книжки или совсем нет книжки, хотя она должна у него быть; если при приеме на работу сотруднику завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а спустя месяц он нашел прежнюю. Даем образцы документов, которые понадобятся, чтобы выправить ситуацию: заявлений от работника с информацией, какую из своих нескольких трудовых книжек он просит работодателя вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться другая трудовая книжка, об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, о нахождении им трудовой книжки с просьбой принять ее к ведению и хранению, а также приказа о приеме работодателем найденной работником трудовой книжки, фрагмента книги (журнала) по учету движения трудовых книжек с записью о замене сведений о трудовой книжке, уничтожении ранее оформленной новой трудовой книжки.
Рассказываем, в чем разница между подлинником документа, его дубликатом, копией (бумажной, электронной, заверенной), выпиской. Показываем на примерах разницу в оформлении и юридической силе перечисленных вариантов.
Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.
Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.
На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
