Top.Mail.Ru

Нормативная база по вопросам хранения электронных документов

Данной статьей мы начинаем обещанный цикл публикаций о том, как организовать хранение электронных документов на современном уровне. Начать мы решили с выявления фундаментальных проблем, которые необходимо решить, а также ­анализа существующей нормативной базы, от которой нам придется отталкиваться.

Проблемы и специфика организации хранения электронных документов

Уже два десятилетия электронные документы, в том числе постоянного и длительного срока хранения, создаются и все шире и шире используются в нашей стране. В результате организации сейчас сталкиваются с проблемой их хранения. При этом перед ними стоит задача не только сохранить электронные объекты, но и обеспечить возможность их использования, для чего необходимо, чтобы документы в процессе хранения не утратили юридическую значимость и доказательную силу.

Если сохранение содержащейся в документах информации, в общем-то, понятная и достаточно просто решаемая задача, то сохранение правовой значимости электронных документов является куда более сложным делом. Это связано с тем, что законодателем пока не сформулированы высокоуровневые принципы их хранения, а имеющие место попытки установить требования к определенным технологиям и порядку их использования (таким, как технология усиленных электронных подписей) недостаточны, ­поскольку все эти технологии быстро (каждые 7-10 лет) меняются и устаревают.

Острота данного вопроса постепенно усиливается, и его нерешенность становится заметным тормозом на пути внедрения ИКТ1 в государственное управление и деловую деятельность. Электронная архивация в организациях – это назревшая проблема, которую уже осознали и Правительство РФ, и Минкомсвязь, и Банк России, и Росархив.

Выступая 13 февраля 2014 года на заседании Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, Д.А.Медведев отметил: «Основная задача – отойти от бумажного делопроизводства, чтобы именно электронный вариант документа, заверенный электронной подписью, стал юридически значимым, а бумажный документ приобрел обратный статус – статус копии. Для решения этой задачи также необходимо совершенствование нормативной правовой базы в области межведомственного электронного взаимодействия и архивного хранения электронных документов». 2

Важной особенностью современного делопроизводства в России является его многоукладность, когда традиционные и электронные документы и технологии работы с ними используются в самых различных сочетаниях. Это связано как с быстрым изменением технологий, так и с неравенством возможностей организаций и различием в их потребностях, поэтому данную особенность не следует рассматривать как временное, преходящее явление.

Изменчивость правовой и технической среды и многоукладность делопроизводства приводят к тому, что регулирование вопросов управления документами и информацией на уровне пошагового описания выполняемых технологических операций становится непродуктивным – такого рода нормы обычно оказываются для многих организаций неудобными и очень быстро морально устаревают.

От детальной регламентации на уровне технических операций необходимо переходить к разработке высокоуровневых, в максимальной степени технологически-нейтральных принципов и требований (и первые ­примеры такого рода уже появились).

Кроме того, основная часть существующих нормативных положений об архивном хранении охватывает, помимо традиционных документов, лишь имитирующие их «бумагоподобные» электронные документы (и нередко – только организационно-распорядительную документацию). В последнее время начали появляться нормы, касающиеся хранения электронных баз данных, государственных реестров и регистров, современной научно-технической документации, однако качество и глубина их ­проработки пока что находятся на начальном уровне.

Также важно иметь в виду, что «правила игры» не являются у нас едиными, и существенно различаются в сферах:

  • государственного управления;
  • взаимодействия коммерческих организаций с госорганами;
  • взаимодействия коммерческих организаций между собой.

При взаимодействии с зарубежными партнерами приходится принимать во внимание не только российские, но и зарубежные нормы.

Следует также отметить, что государство пока идет по пути массового использования усиленных электронных подписей. В оперативной деятельности таким образом снимается масса вопросов, но только до тех пор, пока можно осуществить проверку подписи. Как только документы становятся старше определенного возраста, как только начинается процесс устаревания технологий, сразу же возникают различного рода проблемы. При этом оказывается забыт тот факт, что установление подлинности документов в конечном счете не...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.