Top.Mail.Ru
Чтобы сделать локальный нормативный акт более жизнеспособным, нужно обеспечить удобство его использования. MS Word имеет возможности, которые помогут и разработчику, и пользователю документа. Мы научим вас создавать заголовки и закладки, ставить внутренние ссылки, составлять и легко актуализировать оглавление, конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для восприятия ­формат PDF. Продемонстрируем возможности на примере MS Word версии 2010.

В обязанности службы ДОУ входит не только составление локальных нормативных актов1 по делопроизводству (и возможно, архивному делу), но и их внедрение. А внедрение, вопреки расхожему мнению, – это не передать копию ЛНА в отдел, а сделать его по-настоящему рабочим документом в компании. Какой толк от объемной инструкции или положения, если им никто не пользуется? Грамотный автор локального нормативного акта не просто составит текст, но и сделает готовый ЛНА максимально комфортным для восприятия и работы с ним пользователей. Предлагаем вам научиться:

  • создавать заголовки;
  • ставить внутренние ссылки различными способами;
  • составлять оглавление и актуализировать его после изменений в ЛНА;
  • конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для ­восприятия формат pdf.

В качестве подопытного локального нормативного акта выступит Инструкция по формированию дел, их передаче в архив, учету, использованию и уничтожению2. Работать будем в Microsoft Word версии 2010.

Создаем заголовки

Основа удобной навигации – заголовки в тексте. Имеется в виду не размещение наименования главы в центре строки и выделение его жирным шрифтом, а указание этого фрагмента в качестве заголовка – ­структурного элемента текста.

Во вкладке верхнего меню «Главная» есть группа команд «Стили» (Рисунок 1). По умолчанию здесь предлагается два вида заголовков ­(Заголовок 1, Заголовок 2) и один подзаголовок.

Рисунок 1. Стили текста

Чтобы создать заголовок, нужно ввести его текст в документ, затем выделить и кликнуть по выбранному стилю (см. Рисунок 1). В данном примере нами был выбран стиль «Заголовок 1».

Если по каким-то причинам оформление заголовка не устраивает автора документа, то его можно поменять. Для этого заголовок выделяется мышью, и ему задаются необходимые параметры (шрифт, размер, цвет и т.п.). Затем нужно кликнуть правой кнопкой мыши по стилю заголовка в группе «Стили» и выбрать команду «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». После этого все «Заголовки 1» будут выглядеть именно так, как этого захотел автор документа.

Если вы применили Заголовок 1 и 2, то программа автоматически создаст заголовок следующего уровня, который вы опять же при необходимости можете ­скорректировать.

После назначения в вордовском документе заголовков он приобретает собственную структуру, и это уже можно назвать начальным уровнем навигации по нему. Нажмем сочетание клавиш Ctrl+F в нашей Инструкции. Слева откроется поле «Навигация». Оно состоит из строки поиска (в нее при необходимости можно ввести поисковый запрос) и трех вкладок, обозначенных иконками:

  • «Просмотр заголовков в документе»;
  • «Просмотр страниц документа»;
  • «Просмотр результатов текущего поиска».

Перейдем в первую вкладку «Просмотр заголовков в документе» и увидим полное содержание нашей Инструкции (Рисунок 2). Кликнув на любой из элементов навигации, можно оказаться в обозначаемой им главе.

Рисунок 2. Вкладка «Навигация»

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.