• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

Договоры:
предновогодние хлопоты

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 330 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.


Не за горами окончание очередного календарного года. Традиционно последний его месяц – это время не только подводить итоги и писать отчеты, но и готовить задел на следующий год. В этой статье мы расскажем о том, что нужно успеть сделать с договорами «до боя курантов»:

  • во-первых, проверить сроки действия договоров и, если нужно, то пролонгировать их;
  • во-вторых, провести ревизию и собрать оригиналы договоров.

Кто будет этим заниматься – профильные подразделения (каждое по своим договорам) либо юридическая служба, либо же делопроизводственная – зависит от распределения обязанностей в конкретной организации. Мы предложим вам технологию работы, дадим несколько простых алгоритмов, способных значительно облегчить жизнь вам или вашим коллегам. В результате порядка в договорах будет больше, от чего и вам с ними работать будет легче.

Проверяем сроки действия договоров и выборочно пролонгируем их

В работе организации, если не брать в расчет трудовые, бессрочные договоры встречаются достаточно редко. Обычно в договоре указывается:

  • дата, с которой он вступает в силу, и
  • срок, который он действует, или конкретная дата окончания действия.

Если дата начала договора прямо не указана в его тексте, то считается что он начинает действовать с даты, когда он был подписан всеми сторонами. Дата окончания срока действия в ряде случаев тоже может отсутствовать, например, вам может встретиться такая формулировка: «Договор действует до полного выполнения сторонами своих обязательств». ­Обычно к ­таким формулировкам прибегают в договорах по разовым сделкам.

Справка. Как устанавливают срок действия договора
СвернутьПоказать

Существует 3 принципа определения срока действия договора:

  1. Срок определен периодом, например:
    «7.5. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует в течение одного года».
  2. Срок определен датой:
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие 31 декабря 2015 года в 24:00».
  3. Комбинированный способ формулировки (на практике такой тоже встречается):
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие по истечении одного года – 10 ноября 2016 года».

Выбор способа определения срока в тексте договора полностью отдается на усмотрение сторон. Главное, чтобы и сторонам, и, в случае спора, суду было легко определить, в рамках какого срока между сторонами существуют договорные отношения.

Единственное, что можно рекомендовать – быть осторожнее с предлогом «с»:

  • ведь если вы пишете, что «срок окончания действия договора 31.12.2015», то он действует весь этот день до 24:00,
  • а если добавляете предлог «с»: «договор заканчивает свое действие с 31.12.2015», то он завершает свое действие в 00:00 этого дня.

Таким образом, разница получается в целые сутки (24 часа)!

Кроме определения срока действия договора (от и до), дополнительно может быть добавлен пункт о прологации его действия. Пролонгация бывает разная:

виды пролонгации

Отлагательная пролонгация, вне зависимости от того, единичная она или многократная не требует от сторон никаких действий – договор считается продленным автоматически. А согласительная пролонгация подразумевает наличие взаимных действий сторон, направленных на продление договора. На практике чаще встречается отлагательная.

Очень часто окончание действия договора назначают на 31 декабря. Именно такие договоры и необходимо выявить в первую очередь и ­определиться с их дальнейшей судьбой.

Кроме них особое внимание стоит обратить на договоры, чей срок определен «в течение года с даты заключения». Встречаются ситуации, когда срок такого договора истек, а бухгалтерские службы сторон продолжают выписывать первичные документы, не обращая на это внимание. Конец года – это дополнительный повод привести документооборот по таким договорам в порядок.

Какие риски возникают в ситуации, когда срок действия договора однозначно истек, а стороны продолжают его исполнять? Впоследствии в суде одна из сторон может заявить об истечении срока действия договора, и суд может посчитать, что взаимоотношения сторон, возникшие после даты его окончания, регулируются только нормами действующего законодательства, без учета положений такого документа. Чем это чревато? Например тем, что судом не будут применены заложенные в ­документе штрафные санкции.

В зависимости от системности текущей работы в течение года задача по выявлению в конце года договоров, срок которых истекает, представляет собой либо нетривиальную задачу по «перелопачиванию» всего объема заключенных за последние годы договоров либо спокойную плановую деятельность «на пару часов». Все зависит от того, насколько эффективно в организации ведется реестр договоров. Если в нем есть графа «срок действия договора», особых проблем исполнители испытывать не будут. Если ее нет, то трудоемкость «предновогодней» обработки договоров – хороший повод ввести подобную графу в реестр (см. Пример 1). Даже если в договоре нет конкретной даты окончания его действия (например, написано, что срок его действия составляет 1 год), то ее нужно вычислить, чтобы в реестре указать конкретную дату.

Пример 1

Реестр договоров

СвернутьПоказать
Реестр договоров

К условно «бессрочным» можно отнести договоры с автоматической, неограниченной по количеству раз, пролонгацией. Впрочем, как показывает практика, и такие договоры обычно реально действуют в пределах 2-3 лет. Дольше очень редко. В большинстве случаев о подобных договорах либо «забывают» в связи с прекращением работы с данным контрагентом, либо заключают новые договоры (часто точно такие же бесконечно автоматически пролонгирующиеся) в связи с изменением условий ­сотрудничества или действующего законодательства.

Здесь так же кроется небольшой подвох: наличие 2 действующих одновременно договоров может привести к определенной путанице, в том числе в первичной бухгалтерской документации, что в итоге может быть чревато вопросами и со стороны налоговой. Соответственно, в рамках ревизии договорной работы в конце года можно провести и выявление таких вот «подвисших» договоров с их последующим расторжением. См. Пример 2.

Пример 2

Предложение о прекращении «сдвоенных» договоров

СвернутьПоказать
Предложение о прекращении «сдвоенных» договоров

Дополнительное соглашение к договору поставки

Допустим, в ходе работ выявился ряд договоров, срок которых истекает 31 декабря 2015 года. Дальше следует провести работу с заинтересованными подразделениями организации с целью выяснить, кто из партнеров будет интересен и в следующем году. Обычно для этого в ответственные подразделения рассылается информация о том, с кем из партнеров договоры заканчиваются, после чего по результатам ответов планируется дальнейшая работа. Часть договоров наверняка уже утратила актуальность: с какими-то партнерами вы отказались работать, какие-то сделки изначально носили разовый характер. Но наверняка многие из прежних партнеров продолжают представлять для вас интерес и ­требуется ­пролонгация отношений с ними, здесь возможны 2 пути:

  • заключается новый договор на следующий срок, либо
  • делается дополнительное соглашение о продлении срока действия договора, который был заключен ранее (см. Пример 3).

Вариант с заключением нового договора, с одной стороны, позволяет учесть все изменения действующего законодательства и отразить уже сложившийся порядок взаимодействия между контрагентами. С другой стороны, он требует большего объема работы над текстом, «отлавливания» в нем изменений, «привыкания» к новым номеру и дате договора (т.е. именно их теперь нужно указывать в документах по исполнению ­договора).

Вариант с пролонгацией ранее действующего документа требует значительно меньше трудозатрат (сразу видно, что стороны решили поменять, если изменения вообще будут), не затрагивает большинства налаженных механизмов взаимодействия как внутри организации, так и с партнером. Вместе с тем, как любой консервативный способ решения, этот чреват тем, что стороны фактически консервируют сложившуюся практику, которая рискует отстать от изменяющегося внешнего мира и породить ­серьезные проблемы в дальнейшем.

В принципе, ни один из вариантов не имеет значительных плюсов и какой выбрать, зависит только от «корпоративных привычек» организации и ее партнеров.

Итак, если в договоре, который вы хотите продлить, указана конечная дата его действия, то вы можете заключить новый договор или допсоглашением продлить старый (см. Пример 3). Если же в договоре прописана процедура его пролонгации и она не автоматическая, а требует от инициатора продолжения отношений каких-либо телодвижений, то именно их и нужно предпринять (см. Пример 4).

Таким образом мы можем определить, какие договоры уже закончили свое действие в течение 2015 года и какие сделают это 31.12.2015 (т.к. мы продлевать их не будем). Что с ними делать дальше?

Пример 3

Продление срока действия договора путем оформления дополнительного соглашения к нему

СвернутьПоказать

Допустим, что изначально срок окончания действия договора был сформулирован в п. 10.4 так: «Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует до 31.12.2015». Тогда изменив текст только этого пункта, мы можем сдвинуть срок окончания его действия, о чем и составим допсоглашение (см. пункт 1 ниже), но кроме этого в допсоглашение хорошо бы включить еще несколько пунктов, подтверждающих действие остальных договоренностей в неизменном виде:

дополнительное соглашение к договору
Пример 4

Выполнение процедуры единичной согласительной пролонгации договора

СвернутьПоказать

Допустим, что изначально в договоре не только определен срок окончания его действия 31.12.2015, но и предусмотрена такая процедура его пролонгации:

«7.6. Любая из сторон вправе заявить о продлении настоящего договора на новый срок. Для этого не позднее 30 дней до даты окончания договора она обязана направить соответствующее извещение второй стороне. В случае если не позднее чем за 10 дней до даты окончания договора вторая сторона не заявит о его прекращении, договор считается пролонгированным сторонами на один год».

Это значит, что до 1 декабря вы должны успеть направить «соответствующее извещение» своему партнеру, т.е. соответствующего содержания. Извещение направляется заказным письмом или курьером (чтобы у вас было подтверждение даты его отправки). И если до 21 декабря вы не получите в ответ отказ продлить данный договор, он будет считаться пролонгированным:

извещение

Как быть с закончившими свое действие договорами?

Заключенные договоры сразу должны подшиваться в дела согласно действующей в организации номенклатуре дел. И как правило в каждой папке они собираются в обратном хронологическом порядке, т.к. сверху подшивается очередной договор, заключенный позднее.

При этом оговоримся, что к договору в качестве его неотъемлемых ­частей подшиваются:

  • приложения, которые подписываются одновременно с договором и конкретизируют условия сделки (это могут быть спецификации, планы-графики, формы используемых сторонами документов, технические задания и т.д.); хотя какие-то приложения могут оформляться и позже, например, каждый квартал или полугодие приложением ­могут утверждаться цены на товары / услуги;
  • протоколы согласования разногласий – в случае подписания такого документа всеми сторонами сделки он корректирует спорные условия и они начинают действовать в редакции такого протокола, а не ­изначально вписанной в договор;
  • дополнительные соглашения к договору, которые обычно заключаются позже, например, таким документом может быть изменен срок действия договора (см. Пример 3); сложнее дело обстоит с письмами / извещениями, которые носят ту же функцию (см. Пример 4) – их тоже нужно подшивать к договору, хотя порой это упускают.

Существуют различные принципы группировки договоров по делам, которые продумываются еще на стадии составления номенклатуры дел, самыми распространенными являются:

  • в отдельные дела собираются различные виды договоров с учетом их сроков хранения (т.е. в одно дело подшивают документы с ­одинаковым сроком хранения);
  • дела формируются по принципу досье – в дело подшивают все документы по конкретной сделке (т.е. уже не только касающиеся заключения договора, но и его исполнения, например, здесь появляются акты, соответствующая переписка и т.п.) или по конкретному контрагенту. В таком деле собираются документы с различными сроками хранения и дело придется хранить по старшему из имеющихся сроков. Зато у нас в одном месте будет собрано «все»!

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)1 большинству договоров назначил 5-летний срок хранения после истечения срока действия договора. Хотя встречаются и другие сроки: 10 лет, 15 лет, 75 лет, постоянно. Если же для конкретного договора ПТУД не устанавливает определенный срок хранения, то для неупомянутых в нем договоров и соглашений применяется статья 436, по которой срок хранения «5 лет ЭПК2 после истечения срока действия договора». Т.е. мало определить разновидность договора, которой ПТУД назначает определенный срок хранения, засада заключается в том, что этот срок обычно отсчитывается не от даты заключения договора (по которой он в дело подшивается), а от даты его окончания, которая у некоторых договоров в деле еще и меняется!

О таком же 5-летнем сроке хранения говорит и ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: «не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления ­бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».

«Бухгалтерская» и «делопроизводственная» методики исчисления срока хранения синхронны:

  • если срок действия договора прекратился, например, 01.09.2015 или 31.12.2015, то 5-летний срок его хранения «по-бухгалтерски» истечет 31.12.2020. Ведь в 2015 году хозяйственные операции по нему еще отражались в учете, значит отсчитывать 1-й год хранения будем с 01.01.2016, тогда 5-м годом хранения будет 2020-й, а начиная с 01.01.2021 его ­можно уничтожать;
  • по «делопроизводственному» правилу срок хранения документов начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Т.е. применительно к нашему примеру с окончанием срока действия договора любой датой 2015 года (в т.ч. 31.12.2015) отсчитывать срок его хранения мы опять же начнем с 01.01.2016. У большинства договоров он 5-летний, значит, их можно будет ­уничтожить начиная с 01.01.2021.

Но в отличие от «обычных» бухгалтерских документов, работа с большей частью которых строится по принципу – «сделали, подшили, ­храним», договоры более сложны:

  • Во-первых, они могут «работать» несколько лет, во-вторых, имеют привычку «меняться» в пределах срока своего действия. Дополнительные соглашения, приложения, спецификации, которые с точки зрения действующего законодательства являются неотъемлемой частью договора, обычно «подкладываются» к своим договорам. Соответственно в одном «файле» оказывается несколько документов, относящихся к разным периодам. Или, например, в деле подшиты договоры определенной разновидности (т.е. с одинаковым сроком хранения), заключенные в 2015 году и действующие до конца этого года, но некоторые из них в конце 2015 пролонгировали на следующий 2016 год.
  • Сортировка в деле договоров далеко не всегда отражает окончание срока их действия (обычно используются как раз иные критерии систематизации). Действующие договоры сдавать в архив рано, а ­добавлять в папку новые до бесконечности невозможно.
    Поэтому на практике по окончании текущего года даже «закончившиеся» договоры в архив сразу сдают редко. Обычно в подразделении создается свой «текущий архив», в котором хранятся документы ближайших периодов. В повседневной работе подразделения редко когда нужны договоры, закончившие свое действие более 2-3 лет назад. Соответственно, по истечении этого срока документы можно сдавать в архив, оформляя такую передачу по всем правилам.
    Хотя для большей сохранности документов в архив их лучше сдавать пораньше, например, в начале каждого года можно просматривать дела с договорами и отбирать в архив на дальнейшее хранение договоры, срок действия которых истек в прошлом году, уже в архиве они пролежат положенный срок и по его истечении будут грамотно ­уничтожены.
    Данный вопрос (что, когда, куда и как передавать) должен быть урегулирован внутри организации, например, регламентом договорной работы.

Итак, как можно облегчить себе поиск закончивших свое действие договоров внутри «переходящих» дел с действующими договорами? Мы уже упоминали, что поиск надо осуществлять в электронной регистрационной форме договоров в специальной графе (Пример 1), куда заносится актуальная информация о сроке действия каждого (если договор пролонгируется, то новая дата здесь тоже отражается)! Отфильтровав в электронном журнале договоры, закончившие в прошедшем году свое действие, и имея перед глазами их список с ключевыми реквизитами, найти их в папках становится гораздо легче.

Хотя многие договоры изначально заключаются организацией только до конца текущего года, а в случае продолжения взаимоотношений подписывается следующий отдельный договор на следующий год. И тогда одной головной болью становится меньше.

Впрочем, информационные технологии все глубже входят в нашу жизнь. Действительно, удобнее работать с электронными образами документов, зарегистрированными в СЭД, которая позволяет автоматически осуществлять поиск по множеству параметров. При этом сами оригиналы безопасно хранятся в шкафах делопроизводственной или архивной службы.

Мнение
СвернутьПоказать
Наталья Рудина, генеральный директор ООО «АРХИВ ДОКУМЕНТ», www.arhivdocument.ru

В начале 2016 года во многих организациях проводят достаточно сложную и кропотливую работу по отбору закрытых договоров на дальнейшее архивное хранение. Здесь может возникнуть много ошибок. Прежде всего, нужно ориентироваться на дату окончания действия договора и дату составления акта о приеме-сдаче выполненных по нему работ. Если договоры не пролонгировались, то 31.12.2015 или в начале 2016 г. дело «Договоры 2015 г.» закрывается (обратите внимание, мы взяли условное наименование дела для ситуации, когда в него подшиваются договоры, которые заключались в течение 2015 года со сроком действия до конца 2015 года). Архивную обработку документов временного срока хранения обычно не проводят, но обязательно необходимо наклеить ярлык на корешок папки (короны), см. Вариант 1:

ярлык на корешок папки

На все дела нужно составить опись и на ее основании проставить на корешке дела № описи и № дела. Все это в дальнейшем обеспечит сохранность документов и оперативный поиск.

штамп Акт о приемке-сдаче работ

Желательно в работе с договорами ввести «железное» правило – при подписании акта приемки-сдачи работ по договору на его первом листе проставлять штамп об этом.

Не все договоры закрываются актами, тогда для них можно предусмотреть штамп с иной формулировкой (ее вам подскажет профильное подразделение, которое ведет работу по этим договорам).


Штамп о закрытии договора нужно ставить в одном и том же месте. Удобнее всего для быстрого восприятия проставлять его на первом листе договора на нижнем поле в правом углу. Если такой штамп стоит, то понятно, что данный договор выполнен (закрыт) и в дальнейшем по окончании срока хранения дела (у большинства договоров это 5 лет) его можно будет вносить в акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Но если штампа нет, то следует начинать розыск, почему договор не закрыт, может быть он пролонгирован, тогда каким документом и т.д.

Если договор пролонгирован (например, дополнительным соглашением к нему) на следующий 2016 год, то такой договор со всеми его «приложениями» лучше изъять из папки «Договоры 2015 г.» и перенести в иную «Договоры (пролонгированные) за 2015–2016 гг.». На корешок этой второй папки тоже необходимо наклеить ярлык (см. Вариант 2 в схеме выше), номера описи и дела на нем будут проставляться позже – в начале 2017 г. при подготовке документов за 2016 год к сдаче в архив.

Таким образом, папка за 2015 год (Вариант 1) войдет в опись 2015 года. А папка с пролонгированными договорами (Вариант 2), закрытыми в 2016 году, войдет в опись уже 2016 года (при состалении описи в колонке «даты» у нее будут указаны два года: начальная дата – 2015 и конечная – 2016). Но если часть договоров, заключенных в 2015 году, будет закрываться еще позже, например в 2017, то у нас появится еще одна часть этого дела «Договоры (пролонгированные) за 2015–2017 гг.» со сроком хранения до 01.01.2023.

штамп Дополнительное соглашение

При пролонгации договора на его первом листе тоже можно проставлять штамп, но уже в верхнем правом углу. Он поможет вам избежать уничтожения договора раньше срока.

Если в организации довольно часто пролонгируются договоры, то стоит подумать о внесении в номенклатуру «переходящего» дела с ними.


Так как у большинства договоров срок хранения 5 лет, то в 2016 году он истечет у тех, что были закрыты в 2010 году. Их будут готовить к отбору и включению в акт на уничтожение ­документов с истекшими сроками хранения.

Мнение
СвернутьПоказать
Наталья Носарева, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела

Формирование и обработка дела зависят от разновидности и срока действия подшиваемых в него договоров, их количества и логики работы с ними! Поэтому возможны варианты.

Мы можем завести, например, «переходящее» из года в год дело «Договоры страхования недвижимости» и отразить его в номенклатуре дел подразделения на 2015 год с таким ­наименованием. Далее в течение 2015 года подшиваем в него соответствующие договоры.

В начале-середине 2016 года мы можем изъять из этой папки договоры, которые окончили свое действие, и поместить их в папку с названием «Договоры страхования недвижимости, закончившие свое действие в 2015 г.» – именно ее и сдадим в архив организации. А в подразделении в течение 2016 года продолжим подшивать новые договоры в «переходящее» дело «Договоры страхования недвижимости».

В следующем 2017 году поступим аналогично и сдадим в архив следующую часть этого дела – с названием «Договоры страхования недвижимости, закончившие свое действие в 2016 г.».

Но здесь есть один нюанс: нужно отслеживать не только дату окончания действия договора, но и наличие претензий между сторонами или даже судебных разбирательств. В профильном подразделении, которое работает с договорами, данной информацией обладают, и подобный «незакрытый» договор они сами не захотят выпускать из своих рук. Чтобы упростить работу, можно оставлять окончившие свое действие в прошлом году договоры полежать в подразделении еще год и только потом передавать их в архив. Т.е. в 2017 году передать в архив часть дела с названием «Договоры страхования недвижимости, закончившие свое действие в 2015 г.» и ­далее ежегодно поступать аналогично.

Другой нюанс: если в 2015 году в дело подшиваются новые договоры, у которых срок действия год, то это означает, что он истечет не 31.12.2015, а где-то в течение 2016 года (например, договор, заключенный 12.01.2015 закончит свое действие 11.01.2016; а заключенный 10.11.2015 – 09.11.2016 и т.п.). Если у Вас большой объем таких договоров, то из соответствующей папки в профильном подразделении закрытые договоры можно изымать и передавать в архив не 1 раз в год (первый раз в 2017 году, потом в 2018 и т.д.), а чаще, например ежеквартально или ­ежемесячно (первый раз в феврале 2016, потом в марте 2016 и т.д.).

Проводим ревизию и собираем оригиналы договоров

Еще одним атрибутом конца года является традиционная проверка – все ли документы есть в наличии. Причем состоит она из 2 частей:

  1. Возвращение в папки «путешественников»3, гуляющих по другим подразделениям. В ряде случаев имеет смысл вернуть все документы, вне зависимости от того, насколько они нужны в других подразделениях.
  2. Выявление тех документов, которые должны быть, но по какой-либо причине отсутствуют. Именно для реализации второй задачи и ­необходимо сначала осуществить первую.

Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор подписан одной стороной и отправлен другой по почте, но так и не был возвращен. За повседневными заботами сотрудники уже и забыли, что в папке лежит, например, распечатка скана с электронной почты или проект, не подписанный партнером. Результаты недостатка внимания могут сильно разочаровать, если впоследствии между сторонами возникнут разночтения текста либо судебный спор.

Если оригинал утрачен вами или отсутствует изначально, есть смысл уточнить, есть ли он у партнера. Возможно, он так и не получил оригинал подписанного договора либо в силу внутренних бюрократических сложностей или «отсутствия денежных средств на марки» не смог его вам выслать обратно. Если у партнера есть оба экземпляра договора, то проблема переходит в разряд технических и решается с использованием почты или курьерской доставки. Если у него только 1 свой экземпляр договора, то у вас есть несколько удобных вариантов действия и только один ­правильный:

  • к удобным вариантам относится, например, переподписание договора «задним числом», причем, вам достаточно получить 1 подписанный партнером экземпляр (если у них оригинал уже есть) для решения этой проблемы;
  • правильным является получение от партнера копии договора, заверенной его подписью и печатью. С практической точки зрения такой документ будет обладать такой же доказательной силой, как и подписанный партнерами оригинал. Однако чтобы ввести его в деловой оборот, организации нужно соответствующее обоснование. Им может стать пакет документов, возникающих в ходе расследования по факту утраты подлинника. В принципе такое «расследование» можно ­проводить:
    • в усеченном порядке, например, только силами делопроизводственной службы или ответственного подразделения, где должен был храниться договор (юридический отдел или бухгалтерия) либо
    • по «расширенному варианту» с созданием комиссии, опросами и объяснительными, итоговым приказом о наказании виновных.
      Выбор варианта зависит от степени бюрократизации организации и, естественно, от размеров «убытков» от допущенной безалаберности. Возможный вариант «укороченного» документального обоснования см. далее в Примерах 5–7.

Если же потерянного вами экземпляра договора у партнера тоже нет, ситуация может осложниться человеческим фактором. Вдруг партнер захочет пересмотреть некоторые из уже согласованных вами условий? В этой ситуации может помочь электронная переписка, тем более ее значение после последних изменений в Гражданском кодексе значительно возросло. В любом случае если у вас в почте будут согласованные условия документа, отказаться от них партнеру будет сложнее. Кроме того, при «повторном подписании» договора стоит проконтролировать, чтобы его условия соответствовали уже исполненным обязательствам по этой ­сделке (сроки ­отгрузки, сроки оплаты, требования к качеству товара и т.п.).

См. статью «Заключаем договор: какие изменения законодательства следует учесть»
Пример 5

Докладная записка об отсутствии оригинала заключенного договора

СвернутьПоказать
Докладная записка об отсутствии оригинала заключенного договора

По большей части работа по приведению в порядок договорного делопроизводства не требует значительных интеллектуальных усилий, хотя и может занять существенный объем рабочего времени при большом числе контрагентов. Все будет зависеть от того, насколько системно работали подразделения, отвечающие за обработку договоров в течение года. Впрочем, каждый решает для себя сам, работать скрупулезно каждый день или время от времени устраивать авралы по приведению дел в порядок. Однако напомним вам старую примету – как вы встретите Новый год, так его и проведете. Хотите, чтобы в новом году на работе был порядок? Наведите его для начала в документации уходящего года.

Пример 6

Приказ о восстановлении документов

СвернутьПоказать
Приказ о восстановлении документов
Пример 7

Письмо с просьбой предоставить копию заключенного договора

СвернутьПоказать
Письмо с просьбой предоставить копию заключенного договора

Сноски

СвернутьПоказать
  1. Далее по тексту – ПТУД. Вернуться назад

  2. Отметка «ЭПК» означает, что после окончания 5 лет хранения нужно будет провести экспертизу ценности документов дела, чтобы часть из них можно было оставить на более длительное хранение, т.е. «автоматического» уничтожения через 5 лет производить не стоит. Вернуться назад

  3. Автор является сторонником подхода – оригинал должен «лежать в сейфе»! Любая работа должна производиться только с копиями документов. В том случае, когда предъявление оригинала необходимо (например, в суде, следственных органах или налоговой инспекции), он должен возвращаться на место своего постоянного хранения как можно более оперативно. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.