С 2010 года канцелярию обязали учитывать оборот проектов договоров на предприятии (прохождение, согласование), регистрировать подписанные договоры и хранить все договоры предприятия до их уничтожения или передачи в архив.
На предприятии около 50 отделов и подразделений. Все договоры одного подразделения раньше комплектовались в отдельное дело по номенклатуре дел. Ежегодно проводилась инвентаризация, и на основании информации из отделов завершенные договоры изымались для 5-летнего хранения (по Перечню 2010 года) до уничтожения. Оставшиеся незавершенные договоры формировались как «переходящие» на следующий год дела и включались в номенклатуру дел.
С 2012 года по новым требованиям все договоры предприятия приходится учитывать и хранить в хронологическом порядке, присваивая им сквозную нумерацию в пределах календарного года. Поэтому все договоры теперь хранятся в одном деле по номенклатуре дел канцелярии, причем это дело представляет собой почти 200 полновесных томов (толстых папок-скоросшивателей), т.к. количество договоров возросло и приближается к 3-3,5 тысячам в год. Это одно огромное дело является «переходящим» на следующие годы, т.к. существуют договоры с автоматическим продлением или действующие до полного исполнения обязательств. Кроме того, это дело постоянно пополняется новыми договорами и дополнительными соглашениями.
У нас нет возможности разбить этот поток: даже завершенные договоры мы не можем изъять из дела, т.к. новая программа учета не предусматривает «отслеживания» исполнения договора.
Еще одна проблема – новые допсоглашения к старым действующим договорам, заключенным до 2010 г., которые продолжают храниться в отделах. Мы не можем забрать эти договоры из подразделений, т.к. старая программа учета не предусматривает их перерегистрацию, т.е. не будет «отслеживаться» место хранения договора. Но оригиналы новых допсоглашений к этим договорам мы регистрируем в новой программе, и они должны храниться у нас. Однако приложить эти дополнительные соглашения не к чему.
Как формировать дела, надо ли делать ксерокопию старого договора, увеличивая и без того раздутое дело?