Мы рассматриваем ключевые моменты ведения конфиденциального делопроизводства и типичные ошибки. Отмечаем попутно, что стоит зафиксировать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации.
Основной принцип, на котором базируется конфиденциальное делопроизводство – это жесточайший учет носителей информации. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы рассматриваем распределение ответственности за ведение закрытого делопроизводства в подразделениях, а также оформление и учет носителей конфиденциальной информации (вас ждут примеры оформления различных грифов и отметки об исполнителе, акта передачи документов и журналов учета), порядок снятия документов со спецучета.
Автор описывает опыт конкретной организации IT-сферы. Он любопытен, и вы сможете что-то позаимствовать для своей практики.
В коммерческом секторе и госструктурах тема информационной безопасности становится все актуальнее. Разрабатываются различные программы для предотвращения хакерских атак и контроля за несанкционированным доступом к конфиденциальной информации. Однако конфиденциальное бумажное делопроизводство (учет носителей конфиденциальной информации и их специфическое оформление) еще никто не отменял.
Данную тему будем рассматривать в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации (далее – Инструкция):
- общие положения, где прописываются принципиальные моменты;
- подготовка, оформление и учет носителей конфиденциальной информации;
- прием и регистрация входящих конфиденциальных документов;
- регистрация внутренних конфиденциальных документов;
- регистрация и отправка исходящих конфиденциальных документов;
- составление номенклатуры и ведение дел, журналов;
- формирование конфиденциальных дел;
- уничтожение конфиденциальных документов;
- контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.
Эти участки работы будем рассматривать с демонстрацией образцов оформления документов, потому «разговор» получится длинным – на несколько номеров журнала.
Порядок работы с носителями, содержащими коммерческую тайну, отличается от работы с персональными данными, потому эти две сферы целесообразно регламентировать разными локальными нормативными актами (далее по тексту – ЛНА).
Принципиальные моменты
В разделе «Общие положения» Инструкции, помимо целей разработки и области применения этого ЛНА, необходимо указать ответственных за конфиденциальное делопроизводство. Например, это можно сделать так:
Пример 1. Фрагмент раздела «Общие положения» Инструкции
Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях несут руководители подразделений.
Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях возлагаются на лиц, назначаемых руководителями Подразделений.
Права и обязанности лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях.
Сведения о работниках, назначенных ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства, сообщаются в Службу ДОУ и в Службу безопасности.
Работники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, могут включаться в состав Комиссии по вопросам ведения конфиденциального делопроизводства.
Вопросов по конфиденциальному делопроизводству (его еще называют закрытым) возникает много, и лучше сразу в Инструкции указать, кто будет по ним консультировать. Обычно это подразделение, ответственное за защиту информации, например, служба безопасности.
Проставление грифа ограничения доступа «включает» документ в более закрытую систему делопроизводства, и с ним начинают работать по особым, а не общим правилам.
В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: Перечень конфиденциальных сведений фирмы (возможен дополнительно разработанный Перечень документов с ограниченным доступом), требования партнеров и условия заключенных контрактов. При том на практике присваивать гриф конфиденциальности можно любому разрешенному для издания, но не включенному в «ограничительный перечень» документу, если это не противоречит действующему законодательству. Более того, некоторые организации делают Перечень открытым, путем помещения в него в самом конце следующей формулировки: «Сведения, не вошедшие в настоящий Перечень, но разглашение которых может навредить интересам Организации, также относятся к коммерческой тайне Организации». Данная формулировка имеет больше психологический характер, чем юридический, т.к. суду еще придется доказывать, что под нее подпадает, а что нет. Но на работников, которые ознакамливаются с Перечнем, она будет производить нужное впечатление.
Организация может применять в своей работе несколько грифов для разного уровня ограничения доступа. Но тогда для каждого из них должен быть утвержден свой перечень подпадающей под него информации / документов, а также должна быть установлена разная процедура работы (либо можно ограничиться разным составом лиц, имеющих допуск). Например, более «массовым» может быть гриф «Конфиденциально», а более закрытым – гриф «Коммерческая тайна».
Гриф ставится на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.
Некоторые организации на ценных, но не конфиденциальных документах проставляют не гриф, а пометку в виде надписи или штампа, предполагающую особое внимание к их сохранности, например: «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.
Изменение или снятие грифа конфиденциальности с документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем сведений. Данная процедура должна быть четко регламентирована. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства компании.
В общих положениях Инструкции можно также написать следующее:
Пример 2. Фрагмент раздела «Общие положения» Инструкции
Все носители, содержащие конфиденциальную информацию, изготовленные в компании или полученные от сторонней организации, подлежат обязательному учету в структурных подразделениях работниками, назначенными ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства.
Учет носителей, содержащих конфиденциальную информацию, включает в себя присвоение и проставление в учетных формах и на носителях регистрационных номеров и запись данных о носителе (учетном номере, дате, исполнителе, заголовке, количестве листов, местонахождении и т.д.).
Гриф конфиденциальности документу присваивается Исполнителем (работником, подготовившим документ или осуществляющим обработку поступившего документа) по согласованию с непосредственным руководителем или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) этот документ. Основанием для присвоения грифа является включение в него информации, указанной в Перечне информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации Организации.
Учет носителей, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в журналах учета. Журнальный учет может дублироваться автоматизированным учетом.
При журнальном учете каждый носитель регистрируется однократно.
Документы учитываются по количеству листов, издания – поэкземплярно, а дискеты, CD- и DVD-диски, ZIF- и ZIV-накопители и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно.
В журналах учета запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой, а вносимые работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.
Подготовка, оформление и учет носителей конфиденциальной информации
Акцент в этом разделе Инструкции необходимо сделать на том, что движение конфиденциальных носителей (бумага – тоже носитель) осуществляется только через ответственных за конфиденциальное делопроизводство. Иными словами, входящие конфиденциальные документы передаются руководителю только через ответственных за конфиденциальное делопроизводство; также через них конфиденциальный документ после рассмотрения руководителем передается назначенному исполнителю.
Следующий важный момент, требующий фиксации в Инструкции, – конфиденциальные документы выдаются / передаются только под подпись в соответствующих журналах. (см. Примеры 12 и 13).
При увольнении / смене работника, ответственного за конфиденциальное делопроизводство, обязательно производится передача документов новому ответственному лицу, которая фиксируется Актом приема-передачи (образец см. в Примере 7).
И совсем азбучная истина – хранятся конфиденциальные материалы в запираемых сейфах или шкафах.
В этом разделе Инструкции мы указываем, какие грифы...
