Как «упрощенцу» отразить в Книге учета доходов и расходов возвращенные отпускные?

Журнал «Арсенал предпринимателя» № 10 / 2014

Валентина Цветаева

юрист, консультант по налоговому учету консалтинговой компании «Советникъ»

Отпускная пора позади. Вместе с тем не всем удалось воспользоваться отпуском в полной мере, кому-то пришлось его прервать. Как в этом случае поступить коммерсанту с возращенными суммами отпускных, мы и расскажем.

Нередко возникают ситуации, когда сотрудникам приходится возвращать часть отпускных выплат. Разберемся в том, в каких ситуациях работнику полностью или частично нужно вернуть указанные денежные средства, как правильно это документально оформить, а также как отразить данные средства в Книге учета доходов и расходов.

Общие правила

Право работника на ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка установлено в ст. 114 ТК РФ. Использовать отпуск за первый год работы сотрудник может уже после шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ). Если работодатель не против, работник может оформить отпуск и раньше. Кроме того, есть ряд категорий работников, которым предприниматель обязан предоставить отпуск по их заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы. В частности, это:

женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работники в возрасте до восемнадцати лет;
сотрудники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

Уйти в отпуск, не отработав полгода, могут и совместители. Дело в том, что работодатель обязан предоставлять отпуск совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Такие нормы установлены в ст. 286 ТК РФ.

Начиная со второго года работы работник вправе уйти в отпуск в любое время года согласно графику отпусков. Иными словами, отпуск предоставляется независимо от того, отработан рабочий год полностью или нет.

Пример 1

Работник был принят на работу 14 января 2014 г. Рабочим годом для целей предоставления отпуска в данном случае будет период с 14 января 2014 г. по 13 января 2015 г. включительно. Право на использование отпуска продолжительностью 28 календарных дней у сотрудника возникнет c 14 июля 2015 г. Отпуск за период работы с 14 января 2015 г. по 13 января 2016 г. сотрудник может оформить уже с 14 января 2015 г.

Таким образом, довольно часто работник получает отпуск авансом. Поэтому к моменту увольнения может получиться, что сотрудник не отработал использованные дни отпуска. Согласно ст. 137 ТК РФ при увольнении подчиненного работодатель вправе удержать отпускные за использованные, но неотработанные дни отпуска. В результате коммерсант может столкнуться с проблемой удержания и учета сумм излишне выплаченных отпускных.

Определяем размер удержаний

В первую очередь нужно понять, какую сумму должен вернуть сотрудник. Для этого необходимо рассчитать количество дней отпуска, заработанных работником до увольнения. Отметим, что в Трудовом кодексе РФ не указано, как рассчитать заработанные дни отпуска. Однако можно воспользоваться методикой расчета, приведенной в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (далее – Правила)¹. В соответствии с п. 28 Правил полный отпуск полагается работнику, отработавшему полный рабочий год или не менее 11 месяцев. В остальных случаях количество заработанных дней отпуска определяется пропорционально отработанному времени в рабочем году. Если...