Top.Mail.Ru

Учет в таблицах MS Excel конструкторских документов при их серверном хранении

У вас нет специального программного обеспечения (СЭД или системы хранения данных), но электронные документы уже появились? Как юридически значимые, изначально созданные в электронном виде, так и сосканированные образы бумажных подлинников либо просто файлы с ценной информацией? Учитывать этот массив пора: если вы не знаете, где что хранится, то поиск все чаще становится безрезультатным, а часть документов теряется безвозвратно. Статья показывает, как можно вести учет электронных документов, файлов при помощи таблиц в MS Excel: какие реквизиты и информацию можно отражать в таблице для последующего удобства поиска и обработки, как составить имя файла, как при помощи гиперссылки из Excel`евской таблицы можно сразу открывать нужный вам файл или папку. Технология работы показана на примере конструкторской документации. Ее специфика, описанная практиком с многолетним опытом работы с научно-техническими документами, будет интересна всем, кто сталкивается с подобной документацией, даже если у вас внедрена СЭД или СХД.

В предыдущей статье мы рассматривали возможность хранения проектной документации в электронном формате, записанной на диски (CD, DVD). Подобная система хранения имеет место в ряде архивов – как государственных и муниципальных, так и в ведомственных. У нее есть ряд преимуществ:

  • отсутствие необходимости закупки и содержания дорогостоящего серверного оборудования и специально выделенного под него помещения;
  • отказ от хранения копий и дублетов документации, необходимых для создания фонда пользования;
  • диск более компактен, занимает меньше места в архивохранилище в отличие от многотомного бумажного комплекта технических документов и др.

Однако данная система хранения информации, документов имеет и ряд недостатков. Для хранения дисков нужны:

  • специально оборудованное помещение, соблюдение температурно-влажностного режима, размагниченные стеллажи;
  • ежегодная проверка состояния сохранности диска на предмет возможности прочтения записанной на нем информации. При повреждении диска его необходимо «лечить». Для этого существуют специальные программы, однако они недешевы. Можно пригласить специалистов (фирму), но это опять упирается в деньги.
    Если на хранении в архиве находится много дисков, то проверка их технического состояния может занять значительный объем рабочего времени. Ведь на проверку одного диска уходит от 20 до 60 минут.
    Кроме того, поступившие на хранение диски требуют учета. Т.е. система учета должна отражать информацию не только о хранимой документации, но и о ее носителях.

Другой системой хранения можно считать «серверную», когда документы хранятся на жестких дисках. С точки зрения соблюдения разумных мер безопасности нужно ставить барьер между своим электронным хранилищем и Интернетом, не отдавать ценную документацию в «облака».

Для хранения данных в крупных компаниях, корпорациях используют системы хранения данных (СХД). Они включают в себя:

  • устройства хранения данных (диски, серверы, другие носители),
  • порядок доступа к информации, программное обеспечение для хранения, использования, копирования данных.

СХД могут быть разными. Все зависит от объема информации, качества технического оснащения и т.д. Сегодня на рынке работает много компаний, предлагающих свои услуги для создания СХД и их технического обслуживания. Но, как всегда, все упирается в финансирование.

Допустим, мы с вами тоже хотим хранить информацию на жестком диске компьютера (или на сервере). Но ваша организация не имеет денег для закупки специального оборудования, программного обеспечения, найма специалистов. Поэтому давайте посмотрим, чем нам могут помочь «подручные» средства, т.е. общедоступное программное обеспечение, входящее в стандартный пакет программ большинства компьютеров.

Если в прошлый раз мы разбирались, как можно систематизировать файлы с проектной документацией, организовать их запись на CD, DVD, описать / учитывать диски и хранимую на них информацию, то сейчас предлагаем переключиться на серверное хранение и разобраться с ним на примере конструкторской документации.

Переписать информацию на жесткий диск – процесс несложный. Главное – потом ее найти. Здесь нам может помочь электронная таблица в MS Excel. Она сыграет роль не только учетной, но и поисковой системы. Это самые простые базы данных, которые может создать для себя...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Регистрация документов

Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 1)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?