Экспертиза ценности научно-технической документации

В предыдущей статье мы с вами договорились рассмотреть вопрос о том, как сократить, упорядочить количество и состав документов, хранящийся в техническом архиве. Для этого существует некая процедура, которая называется «экспертиза ценности».

Процесс проведения экспертизы ценности позволяет нам формировать понятие «архива» не как склада, куда приносится и сваливается бумажное разнообразие, а «архива» как места, где документация учтена, расположена в некой логической последовательности (использование данной документации устроено таким образом, чтобы нахождение нужного документа не приводило к необходимости проведения полной инвентаризации). А самое главное – в архиве должна отложиться значимая документация. То, что утратило свое историческое и практическое значение, не должно занимать место на архивной полке.

Разобьем процесс экспертизы ценности на две части:

• до поступления документов в архив – на этом этапе экспертизы мы рассматриваем все документы, созданные и полученные организацией, отбираем документы постоянного хранения или временного срока хранения (более 10 лет). Данная документация поступает в архив организации;
• после поступления документов в архив – рассматриваем документы, уже поступившие на хранение в архив организации, на предмет выделения документов, сроки хранения которых истекли (например, прошло 45 или 75 лет с момента закрытия документа), а также изучаем документы постоянного хранения, утратившие практическую ценность и не имеющие исторической ценности.

Экспертиза ценности до поступления документов в архив

Давайте рассмотрим процесс экспертизы ценности безотносительно вида документов, подвергающегося данной процедуре, т.е. экспертизу ценности управленческой и научно-технической документации. С данной процедурой все работники ДОУ сталкивались часто:

• Вначале – составление номенклатуры дел. При этом мы:
  • определяем состав документации, формирующейся при работе нашей организации,
  • прописываем направления движения документов по структурным подразделениям (определяем схему движения),
  • устанавливаем сроки хранения дел (документов в них), опираясь на Перечень со сроками хранения. Нетрудно понять, что как только мы в номенклатуре дел указываем срок хранения «постоянно», «45» или «75 лет», мы понимаем, что данная документация претендует на место на архивной полке.
• Затем – работа с делами и документами, отложившимися в структурных подразделениях. Мы сейчас говорим о делах, закрытых производством. Дела должны быть оформлены соответствующим образом, а кроме того, на титульном листе дела должен быть проставлен срок его хранения (к нему можно добавить номер статьи по Перечню). На эту информацию мы и ориентируемся. Целью проведения данного этапа работы является разделение всего массива документов на 3 части:
  • документы постоянного и временного (обычно 10 лет и более) срока хранения, которые должны быть переданы в архив организации;
  • документы временного хранения (обычно менее 10 лет), сроки хранения которых еще не истекли. Документы продолжают храниться в организациях в структурных подразделениях;
  • документы временного хранения, сроки хранения которых истекли. На данные документы составляется акт о выделении их к уничтожению.

Итак, экспертиза ценности – это процесс. Каковы инструменты проведения данного процесса?

Кто проводит экспертизу ценности?

Этим занимается экспертная комиссия (ЭК). На какие документы она опирается?

Для функционирования экспертной комиссии нужны:

• приказ о создании ЭК,
• реально действующий компетентный состав ЭК,
• положение об ЭК.

Решения этого коллегиального органа оформляются протоколом.