Top.Mail.Ru
Вы узнаете, как правильно и как неправильно в трудовой книжке исправлять записи на титульном листе и в разделе «Сведения о работе». Где и как писать даты, имена и подписи? Как трудовая книжка может быть признана недействительной и какие последствия это влечет? Как работодателю исправить свои ошибки в трудовой книжке до и после увольнения сотрудника? Как новому работодателю выправлять огрехи предыдущих?

Чем руководствоваться?

Законодатель отдает трудовой книжке приоритет при подтверждении трудового стажа и характеристике трудовой деятельности работника. Трудовая книжка должна быть установленного образца. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Установленный образец, то есть форма трудовой книжки, утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). Порядок внесения записей в трудовую книжку также определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Во избежание каких-либо проблем у работника (при устройстве на другую работу, при оформлении пенсии и т.п.) работодателю необходимо вносить все записи в трудовую книжку в полном соответствии с положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Заводим трудовую книжку

Рассмотрим общие требования заполнения на примере впервые принятого на работу гражданина, чтобы избежать внесения записей с ошибками уже на стадии заведения трудовой книжки.

В трудовую книжку гражданина при ее первичном оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  • фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Эти сведения указываются на титульном листе трудовой книжки (см. Пример 1).

Следует обратить внимание, что при заполнении трудовой книжки не допускаются никакие сокращения, в частности, не допускается указание инициалов вместо имени и отчества работника.

А даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными (п. 1.1 Инструкции). Это означает, что дата рождения работника должна быть указана в формате 00.00.0000 (например, 10.08.1988). Данное положение можно было бы распространить и на дату заполнения трудовой книжки на титульном листе. Однако форма трудовой книжки здесь содержит строку, явно предусматривающую словесное обозначение месяца. Поэтому только здесь месяц пишется словом. А дату, даже до 10 числа, пишите двумя знаками, например, 01, 02, 03 и т.д. (см. Пример 3).

Что касается образования человека, то тут необходимо следовать положениям п. 2.1 Инструкции. В строке об образовании должен быть указан один из следующих вариантов:

  • основное общее,
  • среднее общее,
  • начальное профессиональное,
  • среднее профессиональное,
  • высшее профессиональное,
  • послевузовское профессиональное.

Запись об образовании указывается только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Если в дальнейшем работником будет получено еще одно образование следующего уровня, то его следует указать рядом с имеющимся, не зачеркивая ранее внесенной записи.

Запись о профессии и/или специальности также вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличия специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. При этом надо обратить внимание на то, что в титуле трудовой книжки нужно указывать именно профессию (специальность), полученную в ходе обучения и указанную в документах об образовании, а не должность, на которую принимается сотрудник.

Обязательным атрибутом титульного листа трудовой книжки является подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать организации (ответственной службы, обычно кадровой), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Форма трудовой книжки требует внесения разборчивой подписи ответственного лица. Однако разборчивая подпись, из которой угадывалась бы фамилия, встречается весьма редко. В связи с этим на практике, как правило, в данной строке:

  • просто пишут свою фамилию (разборчиво) или
  • подписываются, а рядом пишут фамилию (опять-таки разборчиво). И то и другое корректно.

Кроме того, титульный лист трудовой книжки должен содержать подпись гражданина, которому эта трудовая книжка принадлежит. Своей подписью он подтверждает правильность внесения всех записей на титульном листе.

Пример 1. Титульный лист трудовой книжки

Оформление раздела трудовой книжки «Сведения о работе», на первый взгляд, трудностей не вызывает (см. Пример 2). Этот раздел должен содержать номер записи, дату приема на работу, место работы (включая указание на структурное подразделение), должность работника (в соответствии со штатным расписанием), а также ссылку на документ, на основании которого гражданин принят на работу. В этой части трудовой книжки также не допускаются никакие сокращения, например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.

Пример 2. Первая запись в разделе «Сведения о работе»

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?