Составление и оформление приказов рассматривается в статье в аспектах управленческой и юридической техники, на основании которых формулируются современные требования к приказу как инструменту оформления и трансляции управленческих решений, а также основному средству доказательства законности их принятия. Эти аспекты могут быть учтены при разработке соответствующего раздела в Инструкции по делопроизводству или при создании специального Регламента издания распорядительных документов.
Приказ – распорядительный документ
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед этим органом.
В соответствии с данным определением, которое было закреплено в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974), приказ рассматривается как документ «первого» лица, которое на основе устава организации имеет право реализовать всю полноту власти и представлять интересы организации во внешней среде без доверенности.
Документом «заместителей» считается распоряжение, которое также является правовым актом, но издается только по оперативным вопросам, решение которых делегировано по соответствующим функциям и уровням управления (это правило «делового оборота» действует для организаций и предприятий и не распространяется на государственные органы и органы местного самоуправления, которые в основном должны руководствоваться подп. 3.3.5.2 и Приложением № 15 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, в которых отражены также и некоторые особенности оформления приказов и распоряжений в данных органах управления).
В современной управленческой практике при оформлении делегирования полномочий приказом его заголовок обычно формулируют так:
- когда «первое» лицо организации делегирует полномочия своим замам
- «О распределении полномочий между генеральным директором и его заместителями», или
- «О распределении зон ответственности между генеральным директором и его заместителями», или
- «О распределении полномочий по управлению ЗАО «Скала»;
- при смене заместителей или делегировании полномочий на уровень руководителей структурных подразделений обычно издается приказ о персональных полномочиях:
- «О полномочиях коммерческого директора Петрова П.П.» или
- «О предоставлении права подписания документов Директору операционного департамента Симонову С.С.»;
- в случае временного отсутствия первого руководителя и с учетом положений, зафиксированных в уставе организации, готовится приказ, например, «О возложении полномочий по управлению Общества на первого заместителя генерального директора Краснова К.К.».
Необходимо помнить, что каждая зона ответственности и служебная функция обязательно предполагает и делегирование прав по отношению к документам (подписание, внешнее согласование, внутреннее визирование, обязательное согласование, права доступа и ознакомления со всеми распорядительными документами и поручениями и т.п.). И если заместителям руководителя предоставляются права издания приказов, то необходимо организационно закрепить, что они издаются только по конкретным вопросам, право принятия решений по которым делегируется. То есть права издания соответствующих распорядительных документов необходимо иерархически выстроить и регламентировать по видовому или функциональному признакам, например:
-
Видовой признак:
-
приказы издает / подписывает:
- первый руководитель по всем вопросам деятельности организации,
- заместитель (один или несколько, но не все) в случае временного отсутствия первого лица (в соответствии с формулировкой устава);
-
распоряжения издают / подписывают заместители по конкретным вопросам деятельности, закрепленным за ними.
-
Функциональный признак:
- первый руководитель издает приказы по всем вопросам деятельности организации в соответствии с уставом;
-
по конкретным участкам деятельности, закрепленным за конкретными заместителями, они подписывают приказы (перечисляются направления деятельности и функции организации, закрепленные уставом, и уточняющие их формулировки, отраженные в положениях о должностях и положениях о «курируемых» структурных подразделениях).
Подобную регламентацию рекомендуем осуществлять за счет разработки организационных документов, системно связанных друг с другом, возможно издание отдельного Положения о системе делегирования полномочий и регламента издания...
