Top.Mail.Ru
Рабочий процесс любой организации подразумевает общение с работниками и руководителями других компаний. Это и совещания, и конференции, и неформальные бизнес-мероприятия. О каждой из таких встреч ее участники информируются с помощью письма-приглашения. Из этой статьи вы узнаете, как составить письмо-приглашение; как его внешний вид и содержание зависят от мероприятия, на которое оно приглашает; что нужно сделать после отправки приглашения.

Составление письма-приглашения

Поскольку приглашение является в первую очередь деловым письмом, оно содержит стандартный набор реквизитов. Все они оформляются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», но на некоторые реквизиты стоит обратить особое внимание.

Адресат

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует указывать в письме не более 4 адресатов (Пример 1).

Если их больше, составляется список рассылки (Примеры 3 и 4). Это правило уместно, когда рассылается приглашение на совещание, заседание или подобное ему рутинное деловое мероприятие. Если оно проводится систематически, то «прошлый» список рассылки можно использовать повторно с минимальными правками при изготовлении нового приглашения.

Но если речь идет о событии, которое носит имиджевый характер, целесообразно руководствоваться правилом «одно письмо – один адресат». Обычно индивидуальный подход больше ценится.

Если же вы оформили список рассылки (Пример 4) и сослались на него в письме (Пример 3), то возникает вопрос: прикладывать ли список рассылки к письму, отправляемому каждому адресату? Ответ на него зависит от назначения письма. Например, если оно претензионного характера, то получатель, не увидев себя в виде адресата на нем, вполне может его проигнорировать, якобы к нему этот документ не относится. Другая ситуация: рассылается одинаковое приглашение на мероприятие, и его участникам важнее не оно само, а возможность встретиться с людьми «своего круга», например, с руководителями кадровых служб крупных предприятий своего региона – в этом случае список рассылки сыграет положительную роль.

Адресатов можно указывать не только персонально (Пример 1), но и обобщенно (Пример 2).

Пример 1. Два адресата в одном письме

Пример 2. Обобщенное указание адресатов в письме

Пример 3. Наличие списка рассылки указывают на письме в зоне, отведенной для реквизита «адресат»

указание на список рассылки в адресате

Пример 4. Список рассылки

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Рекомендательное письмо... себе и людям

Очередной вид делового письма, написание которого представляет определенную сложность, – рекомендательное. Вроде бы и человек, которому посвящается рекомендация, прекрасный, и работник он незаменимый, однако облечь свое отношение к нему в вербальную форму с деловым акцентом совсем не просто. Вы узнаете, о чем писать и где взять необходимую информацию, формулировки. Вы поймете секреты создания рекомендательного письма, которое произведет нужное впечатление на потенциального работодателя. Как всегда, вас ожидает несколько примеров полностью оформленных документов. Тесты и прочие вступительные испытания – это, несомненно, важные составляющие процесса выбора будущего работника, но рекомендации производят особенное впечатление. Поэтому, если вы увольняетесь спокойно и без скандала, оставляя о себе положительные воспоминания, не поленитесь постараться ради себя и уйти из компании с рекомендательным письмом.

Даю справку

Эта статья не претендует на уникальность, ее достоинство в другом – она лаконично объясняет прикладные истины, рассказывая о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Письмо-извинение превращаем в имиджевую акцию

Письмо-извинение по праву считается одним из самых сложных видов делового письма, ведь извиниться, а тем более загладить свою вину может не каждый. Дополнительная трудность в том, что часто письмо-извинение пишет совсем не тот, кто виноват в инциденте, но на этого человека возлагается очень ответственная миссия: лавирование между признанием совершенной ошибки, клиентоориентированностью и сохранением достоинства компании. Между прочим, недовольный клиент, перед которым вовремя извинились и устранили проблему, расскажет об этом нескольким знакомым, а те с удовольствием обратятся в ответственную компанию, способную «услышать» клиента и исправить свои ошибки. Наши рекомендации и примеры писем помогут вам освоить эти технологии.

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Оформляем служебное письмо

Совсем не обязательно, что эта статья расскажет вам что-то новое о составлении служебных писем. Ее достоинство в другом. Она человеческим языком и с наглядными примерами показывает правила оформления каждого реквизита письма и особенности использования различных бланков, статья объясняет, зачем все это придумано. А значит, вы сможете использовать ее в качестве методического материала для своих подчиненных и коллег, чтобы избавить себя от необходимости объяснения прописных истин или самостоятельного «дооформления» шедевров, которые приносят на подпись руководителю или на отправку. Вам ничего не нужно адаптировать – статья готова к повышению квалификации широких масс офисных работников.

Рекомендательное письмо... себе и людям

Очередной вид делового письма, написание которого представляет определенную сложность, – рекомендательное. Вроде бы и человек, которому посвящается рекомендация, прекрасный, и работник он незаменимый, однако облечь свое отношение к нему в вербальную форму с деловым акцентом совсем не просто. Вы узнаете, о чем писать и где взять необходимую информацию, формулировки. Вы поймете секреты создания рекомендательного письма, которое произведет нужное впечатление на потенциального работодателя. Как всегда, вас ожидает несколько примеров полностью оформленных документов. Тесты и прочие вступительные испытания – это, несомненно, важные составляющие процесса выбора будущего работника, но рекомендации производят особенное впечатление. Поэтому, если вы увольняетесь спокойно и без скандала, оставляя о себе положительные воспоминания, не поленитесь постараться ради себя и уйти из компании с рекомендательным письмом.

Даю справку

Эта статья не претендует на уникальность, ее достоинство в другом – она лаконично объясняет прикладные истины, рассказывая о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.