Список участников ООО

Кто, что и как должен фиксировать?

В соответствии с п. 1 ст. 31.1 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – ФЗ об ООО) организация ведет список своих участников с указанием сведений о каждом из них, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом. Таким образом, при составлении списка нетрудно определиться с его содержанием, то есть прежде всего в нем следует указать сведения:

• об участнике (Ф.И.О. / наименование юрлица, адрес места жительства / местонахождения, паспортные данные / регистрационные данные и др.);
• о размере долей участников (в процентном отношении) с указанием, оплачена ли доля;
• о размере долей, принадлежащих обществу, с указанием даты их перехода / приобретения обществом.

Тем не менее в данный список могут быть внесены и дополнительные сведения на усмотрение руководства организации, например, информация:

• о номинальной стоимости каждой доли;
• об обременении долей, если таковые имеются, и др.

Сведения об участниках и размерах принадлежащих им долей вносятся в список на основании той информации, которую участники сами предоставили обществу в соответствии с п. 3 ст. 31.1 ФЗ об ООО, например, путем заполнения специального листа или анкеты. Утвержденной формы документа, который участник должен предоставить в таком случае обществу, так же как и формы самого списка участников, не существует. В этой связи общество может самостоятельно разработать и утвердить формы таких документов (см. Пример 1).

Обязанность по ведению списка участников законом возложена на единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и др.). Но обычно считают, что «не генеральское это занятие», потому делегируют данную обязанность специалисту службы ДОУ или юристу (см. пункт 4 приказа из Примера 1).

С какой даты следует вести список участников?

Разъяснения дал Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в информационном письме от 30.03.2010 № 135 «О некоторых вопросах, связанных с применением статьи 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 312-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» со ссылкой на пункт 1 статьи 31.1 ФЗ об ООО в редакции Закона № 312-ФЗ:

• ООО обязано обеспечивать ведение и хранение списка участников с момента своей государственной регистрации;
• но ООО, созданные до 01.07.2009, обязаны вести список участников только с этой даты. Поэтому после 01.07.2009 такие общества начинают ведение данного списка с внесения в него всех необходимых сведений по состоянию на эту дату. Внесения в такой список сведений об изменениях состава участников общества и размеров их долей, имевших место с даты государственной регистрации общества до 01.07.2009, не требуется.

В статье мы показываем вам примеры оформления документов в ситуации, когда организация была зарегистрирована 10.01.2014 и на тот момент у нее было несколько учредителей, но позже (25.02.2014) их состав частично поменялся, после чего список участников ООО был составлен повторно (именно такой документ показан в Примере 3).

Если список отсутствует

В соответствии с п. 1 ст. 50 ФЗ об ООО общество обязано хранить среди прочего внутренние документы, к которым относится список участников общества. Таким образом, за отсутствие списка участников общество может быть привлечено к административной ответственности, предусмотренной ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

Как оформить список?

Давайте посмотрим, какую обязанность законодатель возлагает на единоличный исполнительный орган (см. дословную цитату п. 2 ст. 31.1 ФЗ об ООО).

В большинстве случаев именно руководитель подписывает список участников, таким образом подтверждая соответствие указанной в списке информации сведениям в ЕГРЮЛ и иным сделкам с долями.

Хотя руководитель обычно не самостоятельно занимается вопросами оформления списка, а делегирует данную обязанность юристу или делопроизводителю, являющемуся исполнителем по данному вопросу. Как правило, список ведется таким специалистом в электронном виде. А в случае необходимости (после первичного оформления и потом после внесения каждого изменения) список распечатывается и заверяется подписью руководителя и печатью общества.

В Примере 3 мы показываем образец оформления списка участников ООО. Если он довольно объемный, то при необходимости предоставления информации третьим лицам можно изготовить выписку из него (см. Пример 4 – выписка отличается от оригинала списка тем, что в ее таблице мы привели данные только по одному участнику ООО, а также оформлением реквизитов, которые выделены оранжевой заливкой).

При оформлении копии оригинал ксерокопируют целиком и на копии оформляют заверительную надпись следующего содержания:

Если список (или его копия, или выписка из него) насчитывает более одной страницы, то его (ее) нужно прошить надлежащим образом и на обороте документа в месте сшива наклеить небольшой листок бумаги с надписью: «Прошито и пронумеровано __ листов». Далее проставить дату заверения сшива, а также подпись руководителя и печать организации так, чтобы они частично заходили на приклеенный листок, а частично были на последнем листе прошитого документа (см. Пример 5).

Заверительную надпись ниже подписи рационально оформлять на одностраничной выписке (как показано в Примере 4 – выделено оранжевой заливкой под номером 1) или на одностраничной копии (как показано в Примере 2). Если же копия получилась многостраничной (с выпиской это реже случается), то можно не заставлять руководителя расписываться дважды (при заверении копии на лицевой стороне и потом сшива на обороте), а включить весь необходимый текст в наклеиваемый на сшив листок, который руководитель подтвердит один раз своей подписью (см. Пример 6).

Как регламентировать?

В организации может быть определен порядок ведения списка участников в локальном нормативном акте (положении, регламенте, порядке и т.п.), к примеру, так:

О назначении списка

Одновременно с возложением обязанности вести список участников общества в законе была упразднена обязанность указания в уставе общества сведений о размере и номинальной стоимости доли каждого участника. Надо сказать, данное новшество заметно облегчило жизнь ООО, поскольку теперь каждый раз при смене участников не придется вносить соответствующие изменения в устав. Этим как раз и объясняется необходимость ведения списка в целях упорядочения информации о каждом участнике общества и размере принадлежащей ему доли в уставном капитале. Данный список, по сути, является своего рода внутренним документом общества, который предоставляется участникам или иным лицам по соответствующим запросам. Кроме того, информация из списка может быть использована для составления списка участников общих собраний, обеспечения их необходимой информацией в соответствии с законом.

Для сравнения: в акционерных обществах, например, имеется реестр акционеров, порядок ведения и хранения которого устанавливается законодательством об акционерных обществах и рынке ценных бумаг. Однако есть принципиальные различия между списком участников ООО и реестром акционеров АО.

В соответствии с п. 3 ст. 31.1 ФЗ об ООО каждый участник общества обязан своевременно информировать ООО об изменении сведений о своем имени / наименовании, месте жительства / месте нахождения, а также сведений о принадлежащих ему долях в уставном капитале ООО. В случае непредставления участником ООО информации об изменении сведений о себе ООО не несет ответственность за причиненные в связи с этим убытки. Обратите также внимание на раздел 4 Положения из Примера 7 – он коррелирует с нормами Закона об ООО.

Что касается формы уведомления, то законом она не предусмотрена, а указано лишь, что участник должен вновь предоставить лицу, уполномоченному на ведение списка, полностью заполненную анкету участника. Вместе с тем в случае изменения имени (полного наименования) участник также должен предъявить подлинник или предоставить нотариально удостоверенную копию документа, подтверждающего факт такого изменения. А в случае изменения сведений о принадлежащих ему долях в уставном капитале он имеет право уведомить об этом ООО с приложением соответствующих документов наряду с нотариусом в порядке, установленном п. 15 ст. 21 ФЗ об ООО.

Сколько хранить список?

В Законе об ООО лишь указано, что общество обязано хранить его с момента государственной регистрации без конкретизации порядка и срока хранения.

Теперь обратимся к «Перечню типовых управленческих архивных документов...»:

Таким образом, хранить список участников ООО нужно постоянно:

• в виде электронного документа в информационной системе организации;
• в бумажном виде – подписанный руководителем и заверенный печатью документ (после каждого изменения нужно распечатывать и оформлять новый вариант списка по всем правилам) в специальном шкафу вместе с учредительными и регистрационными документами организации.

В любом случае главное, чтобы была обеспечена его доступность участникам общества, поскольку согласно п. 1 ст. 8 ФЗ об ООО они имеют право получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его уставом порядке. Предполагается, что список участников относится в данном случае к «иной документации».