Если вы пока пользовались только обычным факсовым аппаратом, то вам полезно будет узнать, на что его можно заменить и как потом экономить свои силы, время и деньги. Кроме того, вы узнаете, что нужно написать в договоре с партнером, чтобы отправляемые ему и получаемые от него факсимильные сообщения имели юридическую силу.
Все, конечно, знают, что такое факс-аппарат и для чего он нужен. Он как данность есть в каждом офисе, большом или малом, а иногда и не по одной штуке. Для отправки документа по факсу надо его предварительно распечатать, даже если он никогда и не потребуется в печатном виде. Потом подойти к аппарату, вставить листочек, ввести номер и нажать кнопку Start. Ах да, у получателя далеко не всегда факс находится «на автомате» – вполне вероятно, что с той стороны трубку снимет человек, поэтому с ним еще нужно будет пообщаться и попросить принять факс. Знакомая картина, правда?
Но многие уже поняли, что для передачи документа по факсу не обязательно иметь факсовый аппарат. Достаточно установить на компьютер факсимильную программу, подключить факс-модем к телефонной линии и все – факс у вас уже есть! А в некоторых случаях и модем не нужен, но об этом позже.
Если вам не очень очевидно, какие преимущества дает «виртуальный» факс по сравнению с обычным, вам интересно будет узнать о них. Это не простая замена одного «железа» на другое – «виртуальное». Это совершенно новые возможности, о которых порой непросто догадаться.
Чего не умеет «железный» факс?
Во-первых, он не умеет экономить бумагу и другие расходные материалы.
Для любой передачи документа его надо предварительно распечатать.
А уж про принятые факсы вообще лучше не вспоминать. Посчитайте, сколько полезных факсов было в той куче бумаги, которую факс-аппарат вам вывалил на стол. Компьютерному факсу бумага не нужна. Вы просто «печатаете» документ на виртуальный принтер, просматриваете его на экране и сразу передаете. А все принятые факсы будут «складироваться» на вашем компьютере. Нужные можно распечатать на бумаге, а остальные не жалко и удалить.
Таким образом, мы избавляем себя от неэффективного использования дорогой термобумаги. Ведь большинство факсимильных аппаратов распечатывает на ней все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации). Кроме высокой цены, у нее есть еще один существенный недостаток – изображение на термобумаге неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения приходится копировать для хранения.
При активном использовании сам аппарат подвергается значительному механическому износу: его сканер забивается пылью и грязью, которые попадают в него со считываемых документов; изнашиваются пластиковые шестерни (это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер). В результате качество передаваемых и принимаемых документов ухудшается.
Во-вторых, «железный Феликс» не умеет экономить ваше время.
Представьте, что вам надо отослать несколько факсов сразу, например, пять. Учитывая, что на передачу одного факса уходит в среднем две минуты, по крайней мере, десять минут вы должны провести у факс-аппарата. А если надо отослать не пяток факсов, а сотню? Компьютерный факс умеет создавать из таких «заданий» очередь и потом спокойно будет их выполнять – уже без...