Top.Mail.Ru
Кто, что и зачем делает в процессе подготовки проекта приказа? Как можно оптимизировать процедуру его согласования и какие формы документов сделают ее более «прозрачной»? Усовершенствования, предложенные практиком, касаются как «бумажного» делопроизводства, так и технологии работы, возможной в системе электронного документооборота.

В прошлом номере журнала мы рассмотрели правила оформления реквизитов приказа по основным вопросам деятельности, и теперь при необходимости сможем легко напечатать приказ не только на раритетной пишущей машинке, считая межстрочные интервалы и положения табулятора, но и на современных печатающих устройствах. Но, к сожалению, процесс издания приказа этим не ограничивается. Он им как раз завершается (когда печатаем приказ и передаем его руководителю на подпись).

Сегодня руководитель редко надиктовывает текст готового приказа машинистке или помощнику, широкое применение получила практика подготовки проекта приказа исполнителями вне службы документационного обеспечения 1 и его предварительного согласования.

Данный процесс имеет положительные и отрицательные стороны.

Положительным является то, что любой издаваемый таким способом документ – результат коллективного труда: изложенный в нем текст обычно уже рассмотрен с точки зрения исполнителя, финансиста, хозяйственника и юриста. Современный руководитель выдвигает на первый план вполне законное требование предоставлять ему на подпись только тщательно проработанные и юридически грамотные документы, поэтому он направляет работу современных «аппаратчиков» на экономию своего «дорогого» времени и минимизацию возникновения различных рисков.

Однако в данный процесс вовлекается множество людей, что приводит к значительному увеличению трудозатрат и, следовательно, к удорожанию продукта и снижению оперативности издания документа. А сколько жалоб поступает в службы документационного обеспечения по этому поводу? Чаще всего слышен стон: «Ну когда же будет согласован документ? Как все долго... Вот на моем предыдущем месте работы приказы издавались моментально. А у вас...».

В этой статье мы решили разложить по полочкам процесс издания приказа (что делать, как делать и зачем), исходя из озвученных приоритетов руководства. Издание приказов – это процесс, состоящий из отдельных взаимосвязанных этапов:

  • подготовка проекта приказа;
  • согласование проекта приказа;
  • оформление приказа и приложений к нему;
  • подписание приказа;
  • регистрация приказа.

Подготовка проекта приказа – производственная необходимость или бюрократическая волокита?

Подготовка проекта приказа может начинаться:

  • по поручению руководителя с целью решения каких-либо производственных задач либо с целью исполнения приказов, инструкций или циркулярных писем вышестоящей / курирующей (сейчас используют также термин «координирующей») организации / учреждения;
  • по инициативе структурного подразделения или должностного лица с целью решения каких-либо производственных задач.

Поручение руководителя на проработку проекта приказа может быть оформлено различными способами: устно, в виде резолюции на документе либо письменного распоряжения. В поручении руководитель оговаривает:

  • назначение и содержательную часть приказа;
  • должностное лицо, которому поручается подготовка проекта документа;
  • срок предоставления согласованного проекта приказа на подпись.

Необходимо отметить, что поручение на подготовку проекта приказа может быть дано одному должностному лицу, кругу должностных лиц, а также одному или нескольким структурным подразделениям (так называемой рабочей группе). Если поручение дается нескольким сотрудникам или рабочей группе, то необходимо назначить сотрудника, ответственного за подготовку проекта в целом.

Мне кажется, поручения такого рода, как «В приказ», удобны только руководителю, который экономя свое рабочее время, порождает неразбериху в головах подчиненных, у которых возникает законный вопрос: «А кто крайний? Кто будет готовить приказ?» При этом из уст сотрудников различного ранга можно услышать: «Лично мне не поручали, и я это делать не буду». Смысл такой – «вы делайте, а я так, посмотрю».

Будем считать, что мы работаем с ответственным и грамотным руководителем, который не только дает точные поручения, но и умеет спрашивать об их исполнении. В этом случае работа службы документационного обеспечения заключается в передаче поручения руководителя ответственным сотрудникам (в противном – СДО сначала выполняет роль «палочника», а потом на нее возлагается роль «стрелочника»).

Сотрудник, которому поручено подготовить проект приказа, в первую очередь должен изучить существо решаемого вопроса, ознакомиться с нормативно-методическими и со всеми ранее изданными по этому вопросу документами. Ведь текст издаваемого приказа должен быть легитимным и продолжать «поступательное движение» организации.

Сегодня приказ порой похож не на распорядительный документ, который четко и кратко излагает основное поручение руководителя, а на расширенный план действий, в каждом пункте которого подробно описывается, кому, что и когда сделать. Мне представляется это излишним. Наличие огромного количества пунктов и, соответственно, исполнителей приводит к тотальному контролю исполнительской дисциплины и неправильному распределению зон ответственности.

Читая эти строки, вы справедливо заметите: «При чем здесь контроль, мы же говорим о подготовке проекта приказа». Но как раз при разработке проекта приказа и закладывается контроль исполнения, ведь на этом этапе исполнитель продумывает, какие поручения внести в текст приказа, кому поручить их и как организовать работу таким образом, чтобы она была выполнена в срок и качественно.

Пример 1

Допустим, необходимо издать приказ о начале работы банковского терминала. Но для того, чтобы терминал заработал, необходимо: заключить договоры на аренду торговой площади, закупить терминальное устройство, программное обеспечение, установить ПО, протестировать терминал, проложить соответствующие кабели, организовать инкассирование, охрану и т.д. То есть провести предварительную работу. Как вы думаете, нужно ли в приказе подробно расписывать весь этот процесс?

Мне кажется, что гораздо эффективнее составить приказ из одного, двух, трех пунктов, назначить одного ответственного исполнителя и срок исполнения, а отдельным документом утвердить план, в который и включить все вышеперечисленные работы (при этом разработку плана тоже можно поручить этому исполнителю).

В результате мы получим одного ответственного исполнителя, с которого и будет спрос. Именно его необходимо наделить правом осуществлять контроль за своевременным исполнением утвержденного плана, от качества исполнения которого зависит исполнение поручения в целом.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.