Top.Mail.Ru

Хранить некоторые первичные учетные документы придется до 15 лет!

Недавно закончилась судебная тяжба, в ходе которой выяснялся вопрос о том, можно ли признать передаточный акт и налоговую декларацию присоединенной организации, в которых значатся миллионные убытки, надлежащим доказательством их наличия (без самих первичных документов) для уменьшения налоговой базы другой компании, поглотившей убыточную. Во-первых, вы увидите, как по-разному налоговые органы и разные судебные инстанции трактуют одни и те же положения закона. Во-вторых, получите рекомендации о том, как службе делопроизводства с помощью бухгалтерии при выделении большинства первичных учетных документов к уничтожению через 5 лет хранения «оставить в живых» те, что подтверждают убытки (они могут потребоваться максимум в течение 15 лет).

Вопрос о сроках хранения документов для меня один из любимых. Именно с этой темы в 2004 году я начинала свою публицистическую и лекторскую деятельность. За эти годы количество проблем у организаций с установлением сроков хранения скорее прибавилось.

Обсуждая с коллегами вопросы, касающиеся установления сроков хранения тех или иных видов документов, часто приходится объяснять, что сроки хранения первичных учетных документов не всегда составляют 5 лет. Они могут изменяться в сторону увеличения в зависимости от того, какие деловые операции документируют. Как правило, такая ситуация возникает тогда, когда эти документы после их первичного применения используются в бухгалтерском учете повторно, например, для подтверждения ранее возникших у организации убытков, на которые организация уменьшила свою налогооблагаемую базу в других, более поздних налоговых периодах.

И вот недавно, в июле 2012 года, вопрос о том, должен ли налогоплательщик сохранять все первичные учетные документы, подтверждающие убытки, на сумму которых он уменьшает свою налоговую базу, дошел до Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ (постановление № 3546/12 от 24.07.2012). Причем его мнение о том, должны ли организации для подтверждения убытков хранить именно первичные учетные документы или же убытки можно подтвердить другими документами, полностью разошлось с позицией арбитражных судов всех предыдущих инстанций.

Для справки

Согласно п. 8 ст. 274 Налогового кодекса РФ (НК РФ) убытком в целях применения главы 25 «Налог на прибыль организаций» признается отрицательная разница между доходами и расходами, учитываемыми в едином налоговом периоде.

Согласно п. 5 ст. 283 Налогового кодекса РФ (НК РФ) налогоплательщики, понесшие убыток (убытки) в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на всю сумму полученного им убытка или на часть этой суммы (перенести убыток на будущее) при условии соблюдения установленных законом требований. К их числу п. 4 ст. 283 НК РФ относит обязанность налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Суть спора

Управлением Федеральной налоговой службы по г. Москве (УФНС) была проведена повторная выездная налоговая проверка ФГУП «Государственная корпорация организации воздушного транспорта в РФ» (далее – ФГУП ГК) по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты всех налогов и сборов за 2006 год, по результатам которой ФГУП ГК было привлечено к налоговой ответственности на основании ст. 101 НК РФ.

УФНС посчитало, что организация неправомерно...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.