• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2012
  • Рубрика Современное делопроизводство

Создаем электронный архив кредитных досье

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 9217 просмотров
Продолжение статьи, начало в № 7` 2012

Автор является руководителем архивной службы банка и описывает собственный опыт создания электронного архива кредитных досье. Во второй части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы расскажем о наполнении регистрационной карточки кредитного досье «специальными» возможностями и дополнительными реквизитами. Подробно разберем способ привязки к кредитному досье электронных образов документов.


В предыдущем номере журнала мы объяснили, по каким принципам решили выстроить работу с электронными кредитными досье в своем банке. Кроме того, мы рассмотрели основные реквизиты регистрационной карточки кредитного досье, с помощью которых в дальнейшем будем реализовывать различные «архивные» функции: учет, прием-передачу кредитных досье и др.

В этом номере мы перейдем к наполнению данной карточки «специальными» возможностями и дополнительными реквизитами. Подробно разберем способ привязки к кредитному досье электронных образов документов.

В следующем номере вас ждет обсуждение вопроса о распределении прав доступа пользователей электронного архива как к информации, содержащейся в кредитных досье, так и к самим электронным документам. Он завязан на защиту персональных данных и конфиденциальной информации.

Нестандартные поисковые реквизиты по кредитным сделкам

Основной целью сотрудников, работающих с кредитным досье, является формирование в него вновь поступающих документов. При этом каждому документу необходимо оказать внимание и установить принадлежность его к определенному кредитному договору, следовательно, и к досье. Если мы будем пользоваться только реквизитами, входящими в состав группы «Общая информация» регистрационной карточки кредитного досье1 («Ф.И.О. клиента», «Номер кредитного договора», «Дата заключения договора» и т.п. – их мы рассматривали в первой части статьи), то определить принадлежность поступивших документов, реквизиты которых не содержат данной информации, становится архисложной, почти криминалистической задачей.

Пример 3

Распространенные сложности с определением кредитного досье, к которому относятся поступившие документы

СвернутьПоказать

Хотелось бы напомнить, что в крупных кредитных организациях, работающих с большим количеством физических лиц, наличие однофамильцев вдвое усложняет задачу. Добавьте сюда женщин, склонных изменять фамилии.

Часто документы, поступающие в досье, не содержат информации о самом кредитном договоре. Как правило, они связаны с какими-либо изменениями, произошедшими либо с заемщиком (при смене фамилии предоставляется копия паспорта), либо с объектом залога (при ежегодной пролонгации договора страхования транспортного средства).

Обладая справочной информацией в системе только о заемщике и кредитном договоре, сложно установить принадлежность документов, в которых вообще фамилия заемщика (клиента банка) отсутствует. Такими документами являются личные документы других физических или юридических лиц, участвующих в сделке. Для удобства работы с системой мы позволили себе всех «третьих» лиц кредитных сделок объединить в одну группу и присвоить ей термин «Участники сделки».

Еще необходимая поисковая информация содержится в реквизитах таких документов, как кредитный договор, договор поручительства, договор залога: кто, кому, что, в каком размере и на какой срок. Например, в договоре поручительства указана фамилия лица, выступающего в рамках данного кредитного договора в роли поручителя; а из текста договора залога можно установить, кто является по договору залогодателем.

Реквизит «Идентификационный номер транспортного средства VIN» указывается в таких документах, как кредитный договор, паспорт транспортного средства, акт приема-передачи транспортного средства, полис страхования транспортного средства и в других документах. Можно с уверенностью сказать, что VIN транспортного средства – «золотой» реквизит, с помощью которого легко определить принадлежность к кредитному договору всех вышеперечисленных документов.

Поэтому нам показалось логичным включить в состав РККД специальную группу реквизитов документов, входящих в досье, с помощью которых можно будет создать систему поисковых «маячков». В дальнейшем это окажет неоценимую помощь при определении принадлежности документов к тому или иному кредитному договору. Эту группу реквизитов мы назвали «Параметры сделки».

Так как чаще всего приходится осуществлять поиск по Ф.И.О. физического лица, основным элементом группы реквизитов «Параметры сделки» стала специальная зона «Участники сделки», которая оформлена в виде таблицы, где для каждого лица указывается его роль в сделке:

Рисунок 2

Участники сделки

СвернутьПоказать
зона «Участники сделки»

Графы здесь не являются полями, в которые можно вносить любую информацию, их можно заполнять только с использованием справочников «Физические лица» и «Роль в сделке».

Таким образом, справочник «Физические лица» содержит информацию не только о клиентах, но и о других участниках сделки – так мы создаем единое информационное пространство о всех физических лицах, с которыми контактирует наш банк. Напомним, что одно физическое лицо в различных сделках может выступать в различной ипостаси: в роли заемщика в одном кредитном договоре, в роли поручителя в другом и в роли супруга в третьем. При этом справочник «Физические лица» будет хранить только одну запись об этом лице и только в разных РККД ему будут присвоены разные роли.

Справочник «Роль в сделке» является линейным – его элементы (супруг, супруга, поручитель, залогодатель, созаемщик, гарант и пр.) легко добавляются администратором системы. А сотруднику, регистрирующему в системе кредитный договор, остается только выбрать необходимый вариант из раскрывающегося списка.

К группе реквизитов «Параметры сделки» относятся и такие поля, как «Номер расчетного счета клиента», «Номер ссудного счета» и «Объект залога». Они используются с целью обеспечения быстрого доступа к дополнительным информационным ресурсам и заявлены как «необязательные» текстовые поля.

Хотелось бы подробнее остановиться на таком интересном реквизите, как «VIN». В это поле вносится информация об идентификационном номере транспортного средства, являющегося объектом залога по данному кредиту.

Пример 4

Как поможет «VIN»

СвернутьПоказать

Клиенты, заключившие кредитный договор на приобретение автотранспорта, обязаны ежегодно пролонгировать договор страхования и предоставлять его в кредитную организацию. При этом в страховом полисе не указывается номер кредитного договора. Также может быть не указана и фамилия клиента, так как страхователем по нему (полису) является лицо, которому наш клиент доверяет управление транспортным средством. Поэтому ответить на вопрос, в какое кредитное досье нужно подшить полис, поможет только один элемент этого документа – идентификационный номер транспортного средства.

Кстати, одно физическое лицо имеет право в одной кредитной организации заключить несколько договоров кредитования на приобретение разных транспортных средств, поэтому и кредитных договоров может быть несколько, а также несколько копий паспортов транспортных средств и несколько полисов страхования. Поэтому повторюсь, сказав, что самый простой способ идентификации документов данной группы – делать это по идентификационному номеру транспортного средства.

Рисунок 3

Фрагмент регистрационной карточки кредитного досье

СвернутьПоказать
Фрагмент регистрационной карточки кредитного досье

В раздел «Параметры сделки» также вынесены реквизиты, которые можно отнести к кредитному досье в целом:

  • флаг «Выдано во временное пользование» – заполняется в автоматическом режиме и связан с информацией, вносимой в специальную закладку РККД (подробнее об этом – позже);
  • флаг «Внесено в КК» – проставляется в ручном режиме и является особой отметкой, которая используется для фильтрации досье.

Поле «Примечание» является стандартным текстовым полем, в которое может быть внесена любая неструктурированная информация.

Помещаем документы в кредитные досье

Следующий раздел РККД – «Документы досье» – требует внимательного рассмотрения.

Кредитное досье полностью отражает историю взаимоотношений заемщика и банка и формируется на всех исторических этапах жизни кредита. Все документы, входящие в состав кредитного досье, мы разделили на несколько групп. Это позволяет устанавливать дифференцированный доступ к документам разных групп. Для входа в окно, где отображается информация по документам конкретной группы, нужно нажать на соответствующую кнопку в РККД:

Рисунок 4

Фрагмент регистрационной карточки кредитного досье

СвернутьПоказать
Фрагмент регистрационной карточки кредитного досье
  • группа «Документы заемщика» (вход в нее осуществляется по экранной кнопке «Заемщик/Клиент» раздела «Группы документов досье» основного окна РККД). Т.к. заемщик является «основным действующим лицом» кредитного договора, требующим идентификации, то в первую очередь в отдельную группу мы выделили документы, предоставляемые им на этапе заключения кредитного договора;
  • во вторую группу были выделены «Документы {других} участников сделки» (ей соответствует кнопка «Участники сделки»). По составу эти документы повторяют документы заемщика, но нам показалось, что наличие на одном экране документов с однотипными наименованиями запутает пользователей. Да и наличие такого реквизита, как «Участник сделки», потребовало создания обособленной группы документов. Еще одним аргументом для создания отдельной группы послужил и тот факт, что участником сделки (например, поручителем) может выступать не только физическое, но и юридическое лицо;
  • группа «Договорные документы» (вход в нее осуществляется по экранной кнопке «Договоры»). Естественно, в отдельную группу выделены договорные документы, послужившие основанием для создания кредитного досье. Кстати, с целью минимизации рисков, связанных с утратой оригиналов договорных документов, подписанных заемщиком собственноручно, хранение оригиналов кредитных договоров, договоров поручительства и залога осуществляется у нас в двух экземплярах:
    • один хранится в кредитном досье,
    • второй – в деле «Оригиналы кредитных договоров».
  • в отдельные группы выделены документы, связанные между собой тематикой или бизнес-процессом. К ним относятся:
    • документы по вопросам страхования объекта залога (кнопка «Страхование»),
    • документы по вопросам погашения кредита (кнопка «Погашение»),
    • документы, отражающие работу с проблемными активами (кнопка «Работа с проблемными активами»),
    • документы, с помощью которых фиксируется факт приема-передачи на хранение паспорта технического средства (кнопка «Движение ПТС»),
    • документы, подтверждающие факт купли-продажи объекта залога (кнопка «Обеспечение»).

Для каждой группы документов создана специальная кнопка, нажав которую вы попадаете в справочник выбранного вида документов. При этом для каждой группы документов разработана индивидуальная регистрационная форма, которая в свою очередь содержит реквизиты, присущие только этой группе документов. Давайте проанализируем состав реквизитов основных группообразующих документов и попытаемся выделить отличительные особенности каждой.

Таблица 1

Состав групп документов электронного кредитного досье

СвернутьПоказать
Состав групп документов электронного кредитного досье

При разработке программного обеспечения мы поставили задачу разработать такие регистрационные формы, которые позволяли бы автоматически заполнять максимально возможное число реквизитов. Поэтому разработчиками было предложено создавать новые регистрационные формы документов, находясь непосредственно в кредитном досье клиента. Это позволяет в автоматическом режиме заполнять некоторые поля регистрационных карточек документов, входящих в досье:

  • наименование кредитного досье,
  • наименование группы документов и
  • Ф.И.О. заемщика.

В каждой регистрационной форме документа присутствуют основные поисковые поля:

  • «Досье» – наименование кредитного досье, как мы только что пояснили, заполняется автоматически;
  • «Вид документа» – здесь мы указываем группу документов, в которую будет отнесен регистрируемый документ;
  • «Тип документа». Это поле заполняется из справочника «Типы документов розничных досье». Выбор наименований документов из справочника позволяет стандартизировать и упростить процесс заполнения регистрационной формы документа, сократить количество ошибок и опечаток. Типы документов связаны со справочником «Вид документов», поэтому при создании документа какой-либо группы для выбора откроются только те типы документов, которые относятся к выбранному вами справочнику (какие типы документов закреплены за каждой группой документов, показано в Таблице 1);
  • поле «Клиент» заполняется автоматически, копируясь из РККД.

Разрабатывая регистрационную форму для группы «Документы заемщика», мы пришли к выводу, что основным поисковым реквизитом для этой группы будет служить Ф.И.О. заемщика (использование для этих целей номера документа нам показалось более трудоемким).

Рисунок 5

Регистрационная форма для группы «Документы заемщика»

СвернутьПоказать
Регистрационная форма для группы «Документы заемщика»

Помимо полей-поисковиков, в регистрационные формы всех групп документов включены поля, которые окажутся полезными пользователям при выполнении различных работ с документами кредитного досье:

  • поле «Ведущий документ» предназначено для установления связей между документами данной группы в рамках одного кредитного досье;
  • поле «Наша организация» заполняется в автоматическом режиме, оно копируется из регистрационной карточки кредитного досье и указывает, в каком структурном подразделении банка находится на хранении данный документ;
  • поле «Наименование» является «сборным», формируется в автоматическом режиме и аккумулирует данные таких полей, как «Тип документа» и «Клиент»;
  • поле «Рубрика» является «свободным» справочником, который позволит в дальнейшем присваивать документам различные рабочие признаки;
  • поле «Количество листов (план)» используется для указания количества листов бумажного документа;
  • «Примечание» – свободное текстовое поле, предназначенное для внесения различной неструктурированной информации;
  • флаги «Наличие ЭД», «Наличие в досье», «Наличие бумажного документа» и «Верификация пройдена» созданы для того, чтобы можно было проводить анализ выполнения работ по сканированию и размещению в базе данных электронных образов бумажных документов кредитного досье:
    • флаг в поле «Наличие ЭД» проставляется в автоматическом режиме после того, как к регистрационной карточке документа будет привязан электронный образ документа, при этом в окошке поля «ИД док» появляется идентификационный номер электронного документа;
    • флаг в поле «Наличие в досье» тоже проставляется в автоматическом режиме и указывает на то, что на документ заведена регистрационная карточка (т.е. документ создан и его бумажный оригинал или электронный образ должен быть передан для размещения в кредитном досье клиента);
    • если вы хотите знать, все ли документы, относящиеся к данному кредитному досье, имеются в наличии на бумажном носителе, то разобраться в этом поможет поле «Наличие бумажного документа». Оно заполняется вручную.
Рисунок 6

Наличие документов по заемщику

СвернутьПоказать
Наличие документов по заемщику

Такие поля, как «Наличие ЭД», «Количество листов», позволяют пользователю после выполнения работ по сканированию и привязке документов к регистрационным формам кредитного досье проверить, ко всем ли регистрационным формам привязаны электронные образы документов, совпадает ли количество листов электронного документа с количеством листов документа на бумажном носителе.

Необходимо сразу оговориться, что если документы на бумажном носителе оформлялись на обеих сторонах листа (с оборотом), то количество листов документа на бумажном носителе, конечно, будет значительно меньше количества отсканированных единиц.

Рисунок 7

Регистрационная форма для группы «Документы участников сделки»

СвернутьПоказать
Регистрационная форма для группы «Документы участников сделки»

Основной группой документов, которая должна рассказать нам все о кредитном договоре, является группа «Договорные документы» (см. Рисунок 8). Какая информация по кредитному договору нас интересует? Во-первых, его номер и дата, во-вторых, срок действия договора.

Поля «Вид документа», «Клиент» заполняются в автоматическом режиме, информация в поле «Тип документа» выбирается из справочника, а номер документа и его дата проставляются регистратором.

В этой регистрационной форме присутствует и такое поле, как «Участник сделки». Это и понятно, ведь помимо регистрации кредитного договора, сторонами которого выступают банк и заемщик, необходимо регистрировать и такие документы, как договор поручительства, договор залога, в которых появляются поручители, и т.д.

Обратите внимание на две кнопки скрытого меню, появившиеся в регистрационных формах документов только этой группы: «Переместить в досье оригиналов» и «Открыть досье оригиналов». Первая позволяет совершать общепринятое действие – списание документа в дело. А вторая – обратное действие – зайти в досье и просмотреть его документы.

Рисунок 8

Договорные документы кредитного досье

СвернутьПоказать
Договорные документы кредитного досье

Не вижу необходимости в подробном описании регистрационных форм других групп документов. Отмечу только, что для регистрации таких документов, как договор страхования, договор купли-продажи транспортного средства, в регистрационные формы были добавлены специальные реквизиты:

  • «Вид страховки» (указывается вид страхования – КАСКО или ОСАГО);
  • «Контрагент» (выбирается наименование организации, с которой клиент заключил договор страхования).

Информацию по размещенным в системе документам можно получить не только из кредитного досье, но и из справочников документов, которые фактически равны рассматриваемым группам документов. Например, работая со справочником «Документы по страхованию», можно делать выборку по любому интересующему параметру: по срокам действия договоров, по контрагентам и т.д.

Рисунок 9

Справочник документов

СвернутьПоказать
Справочник документов

Создание электронных образов документов

Привязка электронных образов документов кредитного досье осуществляется непосредственно из регистрационной формы документа, с помощью кнопки «Документ». Раскрывающееся контекстное меню позволяет создать документ тремя способами: со сканера, из файла или из шаблона.

Рисунок 10

Фрагмент регистрационной карточки документа

СвернутьПоказать
Фрагмент регистрационной карточки документа

Понятно, что, ставя перед собой задачу перевода всех имеющихся в нашем распоряжении документов, входящих в состав кредитного досье, в электронный вид, мы постарались упростить этот процесс, прибегнув с такому методу массового ввода документов, как поточное сканирование. Для чего была предусмотрена возможность печати индивидуального штрих-кода документа на документ, на специальные наклейки или на чистые листы бумаги. Для выполнения этой работы была создана специальная кнопка «Штрих-код», также расположенная на правой панели регистрационной формы каждого документа.

Автоматизируем стандартные операции

Специальной доработкой является и кнопка «Досье», которая позволяет «провалиться» из регистрационной формы документа непосредственно в регистрационную карточку связанного с ней кредитного досье. Это намного упрощает задачу «движения внутри досье».

Еще давайте вспомним о таких элементарных вещах, как титульный лист кредитного досье и внутренняя опись документов кредитного досье. Наша система позволяет формировать их автоматически.

Кроме того, разработчики системы предусмотрели возможность сохранения в специальном разделе РККД электронных образов документов, не только входящих в досье, но и других, например, фиксирующих факт приема-передачи досье между подразделениями банка.

Пример 11

Титульный лист кредитного досье

СвернутьПоказать
Титульный лист кредитного досье

Движение досье

Учет движения досье между подразделениями банка является обязательным требованием любой электронной системы. Что мы учитываем:

  • факт приема досье в текущий архив розничных досье на хранение;
  • факт выдачи досье во временное пользование;
  • факт закрытия кредитного досье;
  • факт передачи досье на архивное хранение.

В нашем случае учет движения досье осуществляется с помощью двух дополнительных закладок регистрационной карточки кредитного досье. Это «ДАРО» и «Архив Банка». Сразу отмечу, что владельцем закладки «ДАРО» являются сотрудники текущего архива кредитных досье, а владельцем закладки «Архив Банка» – сотрудники архива банка, которым передается завершенное в делопроизводстве досье на архивное хранение.

На закладке «ДАРО» сотрудник, принявший досье на хранение, указывает свою фамилию, должность и дату этой операции. После того как в поле «Тип действия» будет сохранен параметр «Принято на хранение», на лицевой стороне регистрационной карточки кредитного досье в поле «Статус досье» появится отмеченный параметр «Архив ДАРО».

Рисунок 12

Проведена операция принятия на текущее хранение кредитного досье

СвернутьПоказать
операция принятия на текущее хранение

Если досье выдается во временное пользование в другое подразделение банка, то на этой же закладке сотрудник текущего архива розничных досье обязательно делает отметку об этой операции: указывается дата передачи, фамилия должностного лица, которому досье выдано, а также делается отметка о том, подлежит ли досье возврату. После проставления на закладке «ДАРО» в поле «Тип действия» параметра «Выдано во временное пользование» на главной закладке кредитного досье активируется флаг «Выдано во временное пользование» (см. Рисунок 1 в первой части статьи).

В настоящее время используется несколько параметров поля «Тип действия»:

  • принято на хранение;
  • выдано во временное пользование;
  • выемка;
  • сдано в архив;
  • выдано на хранение.
Создание новых параметров возможно силами администратора системы.

Закладка «Архив Банка» предназначена для проставления сотрудником архива банка отметки о приеме им досье на хранение. Другим пользователям эта страница (закладка) доступна только в режиме просмотра.

Не должна быть забыта и еще одна сторона работы с кредитными досье – это топографирование хранилища. Мы постарались создать иерархический справочник, в котором будут учтены все элементы архивохранилища:

  • номер хранилища;
  • номер сейфа;
  • номер полки (ящика);
  • номер единицы хранения.

Таким образом, открыв в РККД закладку «ДАРО» в разделе «Топография», сотрудник текущего архива кредитных досье узнает не только номер единицы хранения, но сможет отправиться на поиск досье, точно зная, в какое хранилище идти и ключ от какого сейфа ему необходимо взять.

Также система позволяет распечатать полную опись находящихся на хранении кредитных досье с указанием их точного места хранения. На «электронику» надейся, а бумажный вариант размещения досье в архиве имей!

Пример 13

Опись досье, находящихся на хранении, с указанием их местоположения

СвернутьПоказать
Опись досье, находящихся на хранении
В следующем номере вас ждет обсуждение вопроса о распределении прав доступа пользователей электронного архива как к информации, содержащейся в кредитных досье, так и к самим электронным документам. Он завязан на защиту персональных данных и конфиденциальной информации.

Сноски

СвернутьПоказать
  1. Далее по тексту – РККД. Ее изображение дано в первой части данной статьи на Рисунке 1 (см. предыдущий номер журнала). Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.