Top.Mail.Ru

Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив (часть 1)

Основные правила работы архивов организаций 2002 года не раскрывают всех тонкостей, которые стоит учитывать при обработке отдельных видов документов. Поэтому мы попросили архивиста с 30-летним стажем работы, в т.ч. в должности заведующей архивом в Союзе советских обществ дружбы и культурной связи с зарубежными странами (ССОД), объяснить, как эта работа выполняется на практике, на примере самых распространенных видов документов. В этом номере вы сможете разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнаете специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу). Отдельно автор пообещала разобраться с документами по личному составу (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости и др.), с обработкой документов временного хранения и составлением описей – это вас ожидает в следующих номерах журнала.
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2012, № 06 / 2012
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2012, № 06 / 2012

В Основных правилах работы архивов организаций 2002 года1 прописано, что «Основными задачами архива организации являются:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение…».

Но сначала давайте определим, какие организации передают документы на хранение в архивный фонд России, а какие нет. Условно разделим организации на две группы – А и Б:

А – их архивы передают документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы для дальнейшего хранения. Данные организации состоят на учете в государственном / муниципальном архиве, куратор которого, как правило, координирует работу архива такой организации;

Б – документы этих организаций не представляют исторического или научно-практического значения и не состоят на учете в государственных и муниципальных архивах. Соответственно, куратора по архивной деятельности у них нет.

Но в случае ликвидации любая организация (из группы А или Б) обязана передать на государственное или муниципальное хранение свои документы постоянного хранения и по личному составу. Необходимо заметить, что архивные требования к организациям группы А, конечно же, более жесткие.

Подготовка дел к длительному хранению

После окончания календарного года документы, завершенные в делопроизводстве, необходимо изъять из шкафов и подготовить в соответствии с Основными правилами для передачи в архив организации.

Прежде всего нужно проанализировать номенклатуру дел. Посмотреть, какие дела постоянного хранения, какие – по личному составу и что относится ко временному хранению.

Для организаций группы А необходимо для полного комплектования архива и правильного составления описей иметь:

  • структуру организаций на данный год;
  • штатное расписание;
  • приказы по основной деятельности;
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников);
  • журнал регистрации приказов по личному составу;
  • приказы по отпускам;
  • приказы по командировкам;
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности;
  • документы по лицензированию деятельности (если такая велась);
  • положение об организации;
  • должностные инструкции работников;
  • планы экономического и социального развития организации;
  • сметы доходов и расходов, расчеты к ним;
  • отчеты об исполнении сметы расходов;
  • годовые планы;
  • годовые отчеты;
  • бухгалтерские балансы и отчеты;
  • отчеты по перечислению налогов;
  • лицевые счета работников;
  • расчетно-платежные ведомости на зарплату;
  • личные дела уволенных работников;
  • документы по лизингу;
  • ведомости на выдачу дивидендов;
  • документы по купле-продаже акций;
  • документы по проведению конкурсов, аукционов, котировок;
  • переписка по основной деятельности и др.

Кроме Основных правил, нужно учитывать требования государственного / муниципального архива, ведь каждый из них диктует свои конкретные требования по сбору и оформлению документов в силу своей специфики. Обычно эти дополнительные требования разъясняет куратор.

Организациям группы Б гораздо труднее разобраться в тонкостях архивного дела, т.к. на протяжении всей деятельности практически никто не оказывает им методическую помощь.

Но даже небольшие организации в обязательном порядке должны иметь следующие виды документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • штатные расписания;
  • бухгалтерские балансы и отчеты;
  • отчеты по перечислению налогов;
  • лицевые счета;
  • расчетно-платежные ведомости;
  • договоры подряда с физическими лицами;
  • договоры с юридическими лицами;
  • бухгалтерские первичные документы;
  • книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (если организация применяет УСН) и др.

В этой статье мы разберемся, как нужно правильно оформлять документы для дальнейшего хранения, особенно документы постоянного хранения и по личному составу. Объяснение общего порядка работы начнем на примере приказов по основной деятельности. Для остальных документов постоянного хранения отметим специфику их обработки.

Обрабатываем приказы по основной деятельности (постоянного хранения)

Эти документы обязательны для всех организаций (группы А и Б).

На первом этапе работы необходимо сравнить все приказы с записями в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Если какие-либо приказы отсутствуют, то срочно нужно принять меры по их розыску (частенько копии таких документов оседают в бухгалтерии, они-то и смогут вас выручить). Приказы формируются в дела по хронологии, начиная с января и по декабрь. Как правило, нумерация приказов также идет по порядку. Но, к сожалению, бывают и такие случаи:

Пример 1. Нарушение нумерации приказов

В организациях иногда оставляют резервные номера приказов под какие-то вопросы. Вопрос очень долго решается, и оказывается, что за это время уже зарегистрировали еще несколько приказов. А когда вопрос наконец-то решается, дата приказа с ранее зарезервированным номером уже не может вписаться в общую хронологию регистрации. И тогда в журнале регистрации мы увидим приказы:

  • № 1-п от 11.01.2011,
  • № 2-п от 25.01.2011 и
  • № 3-п от 15.01.2011...

Или наоборот: дата может соответствовать действительности, но порядковый номер окажется более ранним.

В приведенном примере с номерами и датами хронология нарушена у приказа № 2-п. В таких случаях лучше формировать документы в дело по хронологическому признаку (по датам). Все документы постоянного хранения необходимо после систематизации технически оформить.

Если таких нарушений в деле немного, то это нужно будет оговорить в листе-заверителе (он помещается в конце дела) и в дальнейшем – в предисловии к описи.

При большом количестве нарушений при регистрации (в номерах и датах) лучше будет разложить все приказы по хронологии.

Разбивка дел на тома. Перед нумерацией листов необходимо уточнить, одно будет дело (том) или несколько. По архивным правилам дело не должно превышать 200–250 листов.

Если у вас не более 250 листов, то получится одно дело. При большем объеме вам необходимо разделить документы на тома.

Допустим, у вас 600 приказов. Но просто поделить их на 3 тома, каждый из которых по 200 листов (200+200+200), вы не можете.

Во-первых, нельзя делить пополам документы за один месяц. Они должны быть полностью включены в какой-то один том.

Во-вторых, все приложения к приказам должны быть вместе с соответствующими приказами и войти в один и тот же том.

В-третьих, приказы в течение года издаются неравномерно. Например, в январе-марте их может быть очень много, а летом, в период отпусков, наоборот, деятельность организации «затихает» и приказов по основной деятельности издается мало.

Пример 2. Деление документов одного дела на тома (фрагмент описи дел и комментарий к нему)

разбивка дела на тома

Нумерация листов в деле. После разбивки документов на тома приступаем к нумерации листов.

Все документы постоянного хранения (и по личному составу) обязательно нумеруют карандашом в правом верхнем углу. Если документы были ранее пронумерованы, но не правильно, то следует зачеркнуть наклонной чертой старый номер, а рядом написать новый, правильный.

Листы второго и всех последующих томов дела нумеруются каждый отдельно, начиная с первого...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.